Noțiuni de bază ale Managementul productiei

Managementul productiei – Profesioniștii în resurse umane jonglează cu multiple responsabilități și nu au timp să citească rapoarte lungi de cercetare, oricât de benefice ar fi. În mod realist, majoritatea practicienilor în resurse umane vor solicita îndrumări din rezultatele cercetării numai dacă sunt prezentate într-un format clar, concis și utilizabil.

Sistemele de management al performanței, care includ de obicei evaluarea performanței și dezvoltarea angajaților, sunt „călcâiul lui Ahile” al managementului resurselor umane. Acestea suferă defecte în multe organizații, angajații și managerii deplângându-și în mod regulat ineficiența. Un sondaj recent realizat de Watson Wyatt a arătat că doar trei din 10 lucrători sunt de acord că sistemul de management al performanței companiei lor ajută la îmbunătățirea performanței. Mai puțin de 40% dintre angajați au spus că sistemele lor au stabilit obiective clare de performanță, au generat feedback onest sau au folosit tehnologie pentru a raționaliza procesul. Deși aceste rezultate sugerează că pot exista sisteme de management al performanței slab concepute în multe organizații, de obicei nu sunt instrumente și procese slab dezvoltate care provoacă dificultăți în gestionarea performanței. Mai degrabă, apar dificultăți pentru că, Managerii sunt reticenți în a oferi feedback sincer și au discuții oneste cu angajații, de teama represaliilor sau a relațiilor dăunătoare cu toți indivizii pe care se bazează pentru a-și face treaba. Angajații consideră că managerii lor nu sunt calificați în a discuta despre performanța lor și sunt ineficienți în a-i instrui cu privire la modul de dezvoltare a abilităților lor. Mulți se plâng că sistemele de management al performanței sunt greoaie, birocratice și consumă prea mult timp pentru valoarea adăugată. Acest lucru îi conduce atât pe manageri, cât și pe angajați să trateze managementul performanței ca pe un rău necesar al vieții profesionale, care ar trebui să fie minimizat, mai degrabă decât un proces important care să obțină rezultate cheie individuale și organizaționale.

Rezultate posibile ale managementului eficient al performanței:

• Clarificarea responsabilităților și așteptărilor postului.
• Îmbunătățirea productivității individuale și de grup.
• Dezvoltarea capabilităților angajaților în cea mai mare măsură prin feedback eficient și coaching.
• Alinierea la valorile, obiectivele și strategia de bază ale organizației.
• Furnizarea unei baze pentru luarea deciziilor operaționale privind capitalul uman (de exemplu, plata).
• Îmbunătățirea comunicării între angajați și manageri.

În ciuda dificultăților, managementul performanței este un instrument esențial pentru organizațiile performante și este una dintre cele mai importante responsabilități ale managerului, dacă nu cea mai importantă responsabilitate. În plus, realizat corect, managementul performanței poate avea ca rezultat numeroase rezultate importante pentru o organizație, managerii și angajații săi.

În timp ce, cercetătorii și practicienii cu experiență au identificat mai multe caracteristici care sunt condiții prealabile pentru sisteme eficiente de management al performanței, există, de asemenea, multe decizii care trebuie luate pentru a proiecta un sistem ideal pentru nevoile unei organizații date. O astfel de decizie este ce scop/scopuri va servi sistemul. De exemplu, sistemele de management al performanței pot sprijini deciziile de plată, deciziile de promovare, dezvoltarea angajaților și reducerile în vigoare. Un sistem de management al performanței care încearcă să atingă prea multe obiective este destinat să ‘moară’ din propria sa lipsă de concentrare. Nu există un singur tip de sistem sau set de obiective care să fie cel mai potrivit pentru toate organizațiile.

Scopurile unui anumit sistem de management al performanței ar trebui să fie determinate luând în considerare nevoile afacerii, cultura organizațională și integrarea sistemului cu alte sisteme de management al resurselor umane. O avertizare importantă de luat în considerare este că, deși managementul performanței având ca scop luarea deciziilor și al dezvoltării angajaților sunt legate, aceste două obiective sunt rareori susținute la fel de bine de un singur sistem. Atunci când un sistem de management al performanței este utilizat pentru luarea deciziilor, informațiile de evaluare sunt utilizate ca bază pentru creșteri salariale, promoții, transferuri, reduceri sau alte acțiuni administrative de resurse umane.

Managementul productiei

Atunci când un sistem de management al performanței este utilizat pentru dezvoltare, informațiile de evaluare sunt utilizate pentru a ghida instruirea, experiențele de muncă, mentoratul și alte activități de dezvoltare în care angajații se vor angaja pentru a-și dezvolta capacitățile. Deși este teoretic posibil să existe un sistem de management al performanței care să servească atât scopurilor decizionale, cât și dezvoltării, acest lucru poate fi dificil de realizat în practică. În plus, cercetările au arătat că scopul ratingului (luarea deciziilor versus dezvoltare) afectează ratingurile care sunt respectate.

Evaluările utilizate pentru luarea deciziilor tind să fie îngăduitoare, majoritatea angajaților primind evaluări la nivel înalt. Evaluările în scopuri de dezvoltare tind să fie mai variabile, reflectând atât punctele forte ale angajaților, cât și nevoile de dezvoltare. Un exemplu va ilustra de ce poate fi dificil să se sublinieze luarea deciziilor și dezvoltarea în același sistem. Managerii acestei organizații își evaluează angajații și apoi se întâlnesc pentru a-și califica ratingurile și a lua decizii de recompensare. Managerii organizează apoi sesiuni de revizuire cu fiecare angajat pentru a discuta despre performanța angajatului, creșterea salariilor și acordarea de bonusări. Feedback-ul de dezvoltare ar trebui să fie inclus în întâlnire. Cu toate acestea, gama creșterilor procentuale este mare, permițând astfel managerilor să lege eficient performanța cu recompensele. Cu atât de multe jocuri, majoritatea întâlnirii se concentrează de obicei pe justificarea ambelor părți, mai degrabă decât pe modul în care angajatul se poate dezvolta. Atmosfera întâlnirii nu este propice pentru a oferi și a primi feedback, iar angajații sunt reticenți să discute despre nevoile lor de dezvoltare, de teamă că acest lucru nu le va afecta negativ recompensele.

Chiar și în cultura puternică bazată pe performanță a acestei organizații, aspectul decizional al performanței este, în mod implicit, mai susținut. Sistemele eficiente de management al performanței au un proces bine articulat pentru realizarea activităților de evaluare, cu roluri și termene definite atât pentru manageri, cât și pentru angajați. Mai ales în organizațiile care utilizează managementul performanței ca bază pentru deciziile de remunerare și alte resurse umane, este important să ne asigurăm că toți angajații sunt tratați într-un mod echitabil. Pe baza examinării proceselor de management al performanței în mai multe organizații, cele mai multe conțin unele variații ale procesului prezentat în stânga.

Planificarea performanței – Managementul productiei

La începutul ciclului de management al performanței, este important să revizuiți cu angajații așteptările lor de performanță, incluzând atât comportamentele pe care angajații le vor prezenta, cât și rezultatele pe care se așteaptă să le obțină în cursul următorului ciclu de rating. Comportamentele sunt importante, deoarece reflectă modul în care un angajat se ocupă de îndeplinirea sarcinii – modul în care individul susține echipa, comunică, îi îndrumă pe ceilalți și așa mai departe. Suntem cu toții familiarizați cu angajații care pot obține rezultate excepționale, dar sunt extrem de dificil de lucrat cu ei sau prezintă comportamente dezadaptative la locul de muncă. Deoarece astfel de comportamente pot fi extrem de perturbatoare, comportamentul este important de luat în considerare în majoritatea situațiilor de muncă. Pe de altă parte, un angajat poate fi extrem de util, considerat și eficient interpersonal, dar nu poate obține niciodată rezultate importante.

Așteptările comportamentale și de rezultate ar trebui să fie legate de direcția strategică a organizației și de obiectivele corporative. De fapt, dacă sunt dezvoltate și implementate corect, sistemele de management al performanței îi determină pe angajați să se angajeze în comportamente și să obțină rezultate care facilitează îndeplinirea obiectivelor organizaționale. De exemplu, dacă îmbunătățirea serviciului pentru clienți este determinată ca fiind critică pentru succesul viitor al unei organizații, inclusiv așteptările și recompensele legate de serviciul pentru clienți în sistemul de management al performanței nu numai că va comunica importanța acesteia, ci va promova și creșterea comportamentelor și rezultatelor legate de acest domeniu. În mod similar, dacă o echipă eficientă cu partenerii strategici este o valoare organizațională cheie, sistemul de management al performanței ar trebui să îi responsabilizeze pe angajați pentru o colaborare eficientă.

Așteptări comportamentale – Managementul productiei

Este important ca managerii să se asigure că angajații înțeleg modul în care standardele comportamentale se raportează la locurile lor de muncă specifice. Rezultatele sau obiectivele care trebuie atinse de angajați ar trebui să fie legate de strategia și obiectivele organizației. Nevoile de dezvoltare ale angajatului ar trebui, de asemenea, luate în considerare în procesul de stabilire a obiectivelor. Obiectivele de dezvoltare pot fi orientate fie către îmbunătățirea performanței actuale la locul de muncă, fie pregătirea pentru avansarea în carieră. Exemple de obiective pentru un angajat ar putea fi:

• Finalizați proiectul „X” după „Y”.
• Creșteți vânzările cu 10%.

În unele situații, este dificil să se vadă relații directe între obiectivele organizaționale la nivel înalt și ceea ce poate realiza un anumit individ în slujba sa. Pentru a remedia acest lucru, obiectivele organizaționale trebuie să fie traduse și cascadate în obiective și așteptări mai rafinate la nivel de unitate, echipă și individuale. Acest lucru necesită în mod obișnuit o serie de întâlniri în care, de exemplu, directorii de la cel mai înalt nivel dezvoltă mai întâi obiective de divizie care se aliniază obiectivelor organizaționale. Apoi, managerii de nivel mediu dezvoltă obiective de unitate care se aliniază cu obiectivele diviziunii, urmate de manageri care dezvoltă obiective de grup care se aliniază cu obiectivele de unitate și așa mai departe până când obiectivele organizaționale ajung în cascadă la indivizi.

Acest exercițiu poate fi oarecum proces dificil și consumator de timp. În funcție de natura obiectivelor organizației, poate fi dificil să le descărcați în mod clar în unele sub-obiecive. Cu toate acestea, în măsura posibilului, cea mai eficientă practică este de a stabili o ierarhie a obiectivelor în care fiecare nivel susține obiective direct relevante pentru nivelul următor, lucrând în cele din urmă către direcția strategică și prioritățile critice ale organizației.

În timp ce obiectivele și rezultatele așteptate pot fi stabilite pentru întregul ciclu de rating, mulți angajați sunt în locuri de muncă care se caracterizează prin schimbări continue. În aceste circumstanțe, poate fi necesar să se stabilească obiective pe termen mai scurt pentru a se asigura că acestea sunt suficient de specifice și realizabile pentru a avea efecte motivante pozitive. În plus, ar trebui să se ofere feedback și evaluările pot fi efectuate pe măsură ce angajații ating etape cheie sau ating obiectivele în timpul perioadei de rating.

Liniile directoare pentru stabilirea obiectivelor de performanță eficiente:

• Obiectivele trebuie să definească în mod clar rezultatele finale care trebuie atinse.
• În măsura posibilului, obiectivele ar trebui să aibă o legătură directă și evidentă cu factorii sau obiectivele succesului organizațional.
• Obiectivele ar trebui să fie dificile, dar realizabile, pentru a motiva performanța.
• Obiectivele ar trebui stabilite în cel mult trei domenii – încercarea de a atinge prea multe obiective simultane va împiedica succesul.

Feedback continuu – Managementul productiei 

În timpul procesului de planificare a performanței, ar fi trebuit să fie stabilite atât așteptările comportamentale, cât și rezultatele. Performanța în aceste două domenii ar trebui discutată și feedback-ul furnizat în mod continuu pe parcursul perioadei de rating. În plus față de furnizarea de feedback ori de câte ori se observă performanțe excepționale sau ineficiente, este foarte valoros să oferiți feedback periodic despre realizările și contribuțiile de zi cu zi. Din păcate, acest lucru nu se întâmplă în măsura în care ar trebui să fie în organizații, deoarece mulți manageri nu sunt pricepuți să ofere feedback. De fapt, managerii evită frecvent să ofere feedback deoarece nu știu cum să-l furnizeze productiv în moduri care să minimizeze capacitatea de apărare a angajaților.

Pentru ca procesul de feedback să funcționeze bine, practicienii cu experiență au susținut că acesta trebuie să fie un proces de comunicare bidirecțională și o responsabilitate comună a managerilor și angajaților, nu doar a managerilor.  Acest lucru necesită instruirea atât a managerilor, cât și a angajaților despre rolurile și responsabilitățile lor în procesul de feedback al performanței. Responsabilitățile managerilor includ furnizarea de feedback într-un mod constructiv, sincer și în timp util. Responsabilitățile angajaților includ căutarea de feedback pentru a se asigura că înțeleg performanța și reacționează bine la feedback-ul pe care îl primesc. A avea conversații eficiente și continue între manageri și angajați este probabil cel mai important factor determinant dacă un sistem de management al performanței își va obține sau nu beneficiile maxime din perspectiva coachingului și dezvoltării.

Cercetările au arătat că, pentru ca feedback-ul să aibă cea mai mare valoare, trebuie să fie dat în imediata apropiere a evenimentului. Și, performanța lor probabil nu se va îmbunătăți de la sine, în timp ce supraveghetorul așteaptă să aibă loc sesiunea de revizuire de la sfârșitul anului. Feedbackul continuu poate fi informal și ar trebui să apară ca parte a rutinei zilnice de lucru. De fapt, cercetările au arătat că în organizațiile în care angajații raportează niveluri mai ridicate de feedback continuu și informal, nivelurile de performanță sunt mai ridicate.

Liniile directoare pentru a oferi feedback în mod eficient:

• Oferiți feedback pozitiv și de dezvoltare imediat într-o locație privată.
• Cereți opinia angajatului despre ceea ce s-ar fi putut face diferit.
• Fiți specific cu privire la comportamentele care au fost eficiente sau ineficiente.
• Concentrați-vă pe ceea ce a făcut sau nu persoana, nu pe caracteristicile personale.
• Planificați în colaborare pași pentru a răspunde nevoilor de dezvoltare.
• Oferiți ajutor în abordarea nevoilor de dezvoltare și furnizarea de resurse.