Mulți oameni ar fi de acord că întâlnirile interminabile sunt una dintre cele mai bune modalități de a evita munca și responsabilitatea. Nu mai există fenomene uimitor de nervoase și deranjante, cum ar fi o întâlnire fără scop, fără rezultate și persoane responsabile în cele din urmă.
Acestea sunt de obicei întâlniri zilnice dedicate rezolvării problemelor operaționale actuale. Orice manager poate avea în fiecare zi câteva astfel de întâlniri cu reprezentanți din diferite departamente. În general, este una dintre cei mai eficienți timpi pentru a rezolva problemele. Aduceți toate părțile interesate împreună și economisiți mult timp. Nu este nevoie să ajungeți la toată lumea în mod individual.
Dar aici este ascuns diavolul. În mod normal, durata unei întâlniri operaționale zilnice în producție nu trebuie să dureze mai mult de 15-20 de minute. De ce? Pentru că este foarte scump. Faceți un calcul simplu. Luați o durată medie a întâlnirii de dimineață. Înmulțiți-l cu numărul de persoane și costul brut al companiei pe oră. Și acum înmulțiți-l cu 250 de zile și veți obține un cost anual mediu pentru această întâlnire specială. Reducerea duratei sale de la 40 de minute la 20 poate economisi deja jumătate din această sumă.
În plus, oamenii sunt blocați la aceste întâlniri. În loc să-și rezolve problemele actuale, își pot pierde timpul. Cu toate acestea, există o modalitate de a utiliza PDCA în astfel de întâlniri. Ceea ce va duce în cele din urmă la o eficiență mai mare.
Mai jos vă sugerez un ghid practic pas cu pas despre cum să utilizați PDCA la întâlnirile dvs. pentru a le face mai productive.
PDCA înseamnă Plan-Do-Check-Act și este un instrument de Lean Management. Pentru a fi mai precis, PDCA este folosit ca „inițiator” pentru implementarea Kaizen. Permite înregistrarea, controlul și aplicarea modificărilor proceselor. Scopul principal al Kaizen este de a face mici îmbunătățiri zilnice. Cuvintele cheie aici sunt mici și zilnice. PDCA ajută la sistematizarea și înregistrarea acestor modificări.
Frumusețea deplină a Kaizen devine evidentă numai după ce vedem rezultatul cumulativ al tuturor schimbărilor implementate pe o perioadă lungă de timp.
De ce să aplicați PDCA la întâlnirile operaționale?
Mai întâi să răspundem la întrebarea: „De ce avem nevoie de întâlniri zilnice? Care sunt obiectivele? ”
L-aș grupa în 3 întrebări: ce, cine și când trebuie să facă. Este posibil să fi adăugat și Unde și Cum, dar să ne imaginăm că lucrăm cu o echipă de experți care știu exact cum și unde. M-am confruntat de multe ori cu întâlnirile care au rămas fără control. Se întâmplă când lipsesc linia generală și agenda. Toți oamenii sunt diferiți. Unora dintre noi le place să vorbească mai mult, altora le place să asculte mai mult.
Pasul 1. Creați o scurtă agendă
În calitate de lider de întâlnire sau moderator, primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să creați o agendă scurtă. Este de fapt o fază de planificare. În acest caz, oamenii vor avea timp să pregătească răspunsurile.
Pasul 2. Creați un șablon PDCA
Este rezonabil să creați un șablon standard pentru o listă de sarcini. Numărul de persoane la întâlnire nu ar trebui să depășească 6. Acesta este aproape un optim pentru o întâlnire de zi cu zi. Dacă trebuie să reuniți mai mulți oameni, încercați să vă gândiți dacă puteți crea două întâlniri separate.
Realizați un șablon pe care îl puteți oferi tuturor participanților. Poate fi un tabel simplu ca acesta:
Simțiți-vă liber să reglați șablonul în funcție de gustul și nevoile dvs.
Pasul 3. Creați o sincronizare bună
Creați o sincronizare bună. Acordați tuturor 2 minute pentru a raporta toate problemele importante. Va fi greu la început, dar toată lumea poate învăța acest stil.
Pasul 4. Completați șablonul PDCA
Ar trebui să aveți în mâini un șablon PDCA tipărit, unde sunt specificate toate sarcinile. La acest pas, trebuie să completați câmpurile rămase pentru a defini cine și când trebuie să termine sarcina.
Pasul 5. Lăsați 5 minute pentru întrebări
Lasă doar 5 minute la final pentru întrebări generale. De cele mai multe ori aceste întrebări pot fi sortate separat.
Pasul 6. Lăsați pe toți să părăsească întâlnirea unul câte unul
Într-adevăr. Uneori oamenii trebuie doar să aștepte până se termină întâlnirea. Chiar și atunci când nu mai au nimic de raportat sau de întrebat. Imaginați-vă ce pierdere de timp este.
Pasul 7. Controlează rezultatul
Cu un astfel de sistem PDCA puteți urmări cu ușurință sarcinile și puteți vedea starea acestora.
Pasul 8. Acționați și oferiți feedback
Un punct de luare a deciziilor, în care decideți dacă sarcina este îndeplinită sau mai trebuie revizuită.
Concluzie
PDCA poate deveni un instrument foarte eficient pentru gestionarea întâlnirilor dvs. operaționale. Vă va ajuta să vă asigurați că nu pierdeți mult timp. Veți avea un mod foarte transparent de urmărire a sarcinilor. Ceea ce este important, de asemenea, vă va ajuta echipa să dezvolte același ritm. Combinați cu alte instrumente LEAN, cum ar fi de exemplu 5S, puteți demonstra cu adevărat o îmbunătățire considerabilă a operațiunilor.
0 Comentarii