Cum să(nu) investim în forța de muncă.

de omuproductie | ian. 30, 2023 | News

Cum să(nu) investim în forța de muncă.

Lipsa forței de muncă de pe piața locală determină companiile producătoare să-și îmbunătățească procesele din producție, prin tehnologie, eficientizare, investiție în formarea personalului, folosirea corectă a tuturor resurselor, redefinirea indicatorilor de performanță, discuții periodice cu personalul.

Fluctuația sau lipsa forței de muncă nu îți mănâncă doar timpul, însă și afecteză negativ rezultatul final. Adevărul este că, dacă nu investești în oamenii tăi, nu investești în viitorul afacerii tale. Investiția în angajații tăi este o parte importantă a creării unei forțe de muncă motivate și o modalitate eficientă de creștere a cifrei de afaceri a companiei. Începe prin a utiliza aceste sfaturi pentru a investi în personalul tău și pentru a reduce fluctuația angajaților înainte de a schimba personalul și cultura la locul de muncă.

Opt din zece companii se confruntă astăzi cu identificarea și recrutarea de angajați valoroși și menținerea acestora în companie, în schimb două din zece companii nu au această provocare. Care pot fi cauzele? De ce în unele cazuri se poate asta? Cum rezolvăm această provocare?

Multe organizații resimt acut această criză a forței de muncă și își pierd oamenii performanți, care acceptă oferte mai tentante sau, mai rău, devin demotivați, pe fondul foarte mediatizat al fenomenului de quiet quitting.

Ca lideri într-o companie, direcția o dăm noi, adică viziunea noastră se suprapune cu viziunea companiei care mai apoi este suprapusă peste resursele dintr-o companie. Ușor de spus…mai ales cu zecile de factori care pot influneța aceste elemente: reducere de bugete, optimizarea proceselor, costurile materiei prime ridicate și bineînțeles se mai adaugă lipsa forței de muncă.

În cele ce urmează voi încerca să aduc câteva argumente, din propria expereință și de ce nu din paradigma actuală de piață.

Ce înseamnă investiție în forța de muncă?

Până la urmă:

crearea de condiții și promovarea unui loc de muncă sănatos,
dezvoltarea lor profesională,
definire indicatori de performanță KPI,
integrarea rapidă a forței de muncă nouă,
discutarea periodică a obiectivelor și importanța acestora,
compensarea competitivității,
oferirea de avantajele și beneficiile care contează pentru ei,
recunoașterea și promovarea angajaților valoroși,
feedback continuu în ambele sensuri,
eliminarea așa numiților angajați toxici,
etc.

În esență totul este de fapt investiție în propria organizație.

Iar dacă aceste investiții nu se reîntorc în timp util, înseamnă că undeva s-a pierdut ceva. Adevărul este că sunt anumiți pași de durată în aceste procese, însă prin monitorizare putem realiza unde am aplicat corect și unde nu.

În toată această muncă nu trebuie scăpat din vedere faptul că aceaste investiții în companie – pentru personal trebuie să aducă beneficii de ambele părți, ori aici comunicarea este cheia succesului.

Cum investim în forța de muncă prin îmbunătățirea proceselor de producție:

Aici este mult de discutat și printre ele pot fi:

ergonomia locului de muncă,
proceduri bine definite,
observarea celor mai bune practici la locul de muncă,
setarea mașinilor,
urmărirea produselor pe flux,
normarea muncii,
stabilirea obiectivelor în funcție de norma obținută,

Cum investim în forța de muncă prin tehnologie:

Putem simplifica procesul de producție prin introducere de tehnologie nouă, linii semiautomate sau automatizate complet. Desigur aici discutăm despre investiții majore, însă după calcule (investiție, amortizare, durata de viață ale produsului, modificarea utilajului pentru produsele în dezvoltare, și altele) și care parțial înlocuiesc forța de muncă manuală.

Cum investim în forța prin investiție în formarea personalului:

Prin așa numitele training-uri și care pot fi efectuate de persoane dedicate din interiorul companiilor sau din exteriorul acestora – de obicei firmele de consultanță cu obiectul de activitate în domeniul producției.

Ambele metode sunt bune, cu mențiunea că efectul training-urilor făcute de companiile de consultanță este mai puternic deoarece au un singur scop, un singur proiect la un moment dat: doar formarea profesională și îmbunătățirea proceselor din acel proiect.

Răspunsul pesonalului după un asemenea curs este cu bătaie lungă pentru companie si nu numai. Are și un efect de mulțumire și importanță asupra angajatului pentru că face parte din ceva important iar implicarea lui este deplină.

Cum investim în forța de muncă prin folosirea corectă a tuturor resurselor:

În această zonă sunt multe practici, totuși este important să știm de unde pornim, cum măsurăm procesul, cum sunt folosite resursele în acel proces.

Toate acestea converg înspre și dinspre măsurare. Simplu…putem afla de câte resurse avem nevoie, indiferent că este vorba de resurse umane, utilaje, etc.

Indicatorii de performanță sunt pulsul producției, dacă sunt cei corecți și te ajută în atingerea obiectivelor.

După ce ai un sistem de măsurare corect, știi cât poți face, aici intervine și experiența profesională și curajul. Spun asta pentru-că te poți juca și ajusta în același timp fără să influențezi livrările. Iar asta cu siguranță vrei să știi pentru o eventuală creștere de volume pe viitor.

Cum investim în forța de muncă prin discuții periodice:

Am lăsat la urmă acest punct chiar dacă este printre cele mai importante.

Explicând personalului:

De ce schimbăm un proces de producție,
Ce măsurăm,
Cum măsurăm,
Obiectivele organizației, liniei de producției sau unității de producție,
Ce beneficii vor avea ei,
Ce beneficii va avea compania.

Cu siguranță vei avea o forță de muncă, eficientă și statornică.

Sigur că în toate cele menționate mai sus sunt etape în formare a echipei, care pentru început poate fi în gardă, apoi pot exista diferite izbucniri de orgoliu, apoi pot trece printr-o cunoaștere a limitelor fiecăruia, mai apoi prin acceptare a grupului iar la final este omogenizarea echipei care vine cu rezultate.

“Coacerea” fiecărui angajat nu depinde numai de caracterul lui, echipa din care face parte și circumstanțe, situații, ci mai cu seamă de sprijinul și ghidarea liderului și a companiei.

Ce este sistemul 5S? Ghidul Organizarii Locului de Munca

de Medesan Florin | mai 14, 2021 | Metoda 5S, News

Metoda 5S

Metoda 5S – in acest articol vom vorbi despre sistemul 5S sau metodologia japoneza 5S care te va ajuta sa devi mai eficient la locul de munca prin organizarea spatiilor intr-un mod eficient si in siguranta. Acest sistem se concentrează prin a pune totul acolo unde trebuie, pastrand un loc de muncă curat, ceea ce face mai ușor pentru oameni să-și facă treaba fără a pierde timpul sau risca sa se accidenteze.

Modul în care este organizat locul de muncă sau magazinul dvs. poate provoca mai multe pierderi decât v-ați putea imagina vreodată. Chiar dacă pare ordonat, curat și bine organizat, asta nu înseamnă neapărat că si este.

Pentru a veni in intampinarea atat clientilor cat si celor care doresc sa cunoasca toate aspectele legate de metoda 5S, consultantaproductie.ro va pune la dispozitie cursul 5S care acopera toate conceptele fundamentale ale modelului 5S. Cursul 5S se concentreaza pe organizarea si standardizarea locului de munca pentru cresterea eficientei si eficacitatii.

” Stăpânește-ți mediul de lucru, iar productivitatea ta va creste considerabil!”

Dar hai sa vedem ce vom invata din acest articol:

Ce este metoda 5S?
Care sunt elementele metodologiei metoda 5S?
Care sunt etapele în implementarea metoda 5S?
Care este diferenta dintre metoda 5S si Kaizen?
Ce inseamna metoda 5S?
Ce este Kaizen?
Beneficiile metodei 5S
Care este scopul implementarii metoda 5S?
Ce este un audit 5S?
In ce domenii se poate folosi metoda 5S?
Cum devi un expert in 5S?
Unde poti urma un curs 5S?

Ce este metoda 5S?

Primul pas către eficiența la locul de muncă.

5S este un sistem de organizare a spațiilor, astfel încât munca să poată fi efectuată eficient și în siguranță. Acest sistem se concentrează pe a pune totul acolo unde îi este locul și să păstreze locul de muncă curat, ceea ce face mai ușor ca oameni să-și facă treaba fără a pierde timp sau a se accidenta. Nu este vorba doar de curățenie sau organizare, 5S este un cadru care pune accentul pe utilizarea unei mentalități și a unor instrumente specifice pentru a crea eficiență și valoare. Aceasta implică observarea, analiza, colaborarea și eliminarea pierderilor.

Care sunt elementele metodologiei metodei 5S?

Seiri (Sort)

Sortează materialele, păstrând doar elementele esențiale necesare pentru a finaliza sarcinile. Această acțiune implică parcurgerea întregului conținut al unui spațiu de lucru pentru a determina care sunt necesare și care pot fi eliminate. Tot ceea ce nu este folosit pentru a finaliza un proces de lucru ar trebui să dispară din zona de lucru.

Seiton(Set in Order)

Asigurați-vă că toate lucrurile sunt organizate și că fiecare lucru are un loc desemnat. Organizați toate lucrurle rămase la locul de muncă într-un mod logic, astfel încât să faciliteze îndeplinirea sarcinilor pentru muncitori. Aceasta implică adesea plasarea obiectelor în locații ergonomice în care oamenii nu vor trebui să se îndoaie sau să facă mișcări suplimentare pentru a ajunge la ele.

Seiso(Shine)

Eforturi proactive de menținere a locurilor de muncă curate și ordonate pentru a asigura munca orientată spre rezultate. Aceasta înseamnă curățarea și întreținerea spațiului de lucru nou organizat. Poate implica sarcini de rutină, cum ar fi ștergerea prafului, spălatul pe jos, etc.

Seiketsu(Standardize)

Creați un set de standarde atât pentru organizație, cât și pentru procese. În esență, aici luați primi trei S și stabiliți reguli pentru cum și când vor fi îndeplinite aceste sarcini. Aceste standarde pot implica programe, diagrame, liste etc.

Shitsuke(Sustain)

Susțineți noi practici și efectuați audituri pentru a menține disciplina. Aceasta înseamnă că cei patru S anterioari trebuie menținți și continuați în timp. Acest lucru se realizează prin dezvoltarea unui sentiment de autodisciplină la angajații care vor participa la 5S dar și pentru cei care lucrează în șantierele unde acesti pași au fost implementați.

Care sunt etapele în implementarea sistemului 5S?

S1:Sort – Elimină

Se concentrează pe eliminarea obiectelor inutile de la locul de muncă.
Categorizați echipamentul, mobilierul, instrumentele de la locul de muncă

în următoarele 3 categorii:

Necesar
Inutil
Poate nu este necesar

Se mai numește operațiunea eticheta roșie!

S2: Set-Ordonează

Un loc pentru tot și totul la locul său.

„Ordonează” se bazează pe găsirea stocării eficiente a articolelor necesare
Aplicați filozofia „Pot vedea, pot scoate și pot returna”
Acest lucru vă va economisi timp și energie

Gândiți-vă nu numai la „beatificare”. Trebuie să luați în considerare fluxul de lucru și să aranjați elementele.

Odată ce toate obiectele au locurile standardizate în zonă, începe faza de strălucire.

Sfaturi pentru setarea în ordine:

Grupați elementele în mod logic
Luați în considerare utilizarea fiecărui articol, apoi decideți cea mai bună locație a acestuia.
Folosiți etichete, bandă, marcaje de podea, contururi, semne.
Păstrați articolele care pot fi partajate într-o locație central

S3: Shine-curăță

Curățarea și căutarea modalităților de menținere a curățeniei.

Curățarea zilnică a locului de muncă, astfel încât să nu existe praf pe podele, mașini sau echipamente.
Eliminați murdăria, praful, uleiul, resturile etc.
Curățați echipamentul și mobilierul, sub și în jurul acestuia – căutați / ascultați scurgerile de aer din furtunuri.
Va crea apartenență și muncitorii se vor simți mai bine

S4:Standardize- standardizează

Mențineți un mediu în care S1 până la S3 sunt implementate în același mod în întreaga organizație.
Oferiți oportunități angajaților să participe activ la elaborarea acestor standarde.
Instrucțiuni de lucru, proceduri de operare standard
Dezvoltați lista de verificare (check list) și utilizare regulată ale acesteia
Proceduri standard de operare
Codul culorilor pentru segregarea deșeurilor, etc.

Ex: Activități 5S zilnice la un post de lucru

Îndepartează uneltele, materialele și alte obiecte în plus
Așează fiecare unealtă, material și orice alt obiect la locul lui conform standardului
Curăță suprafețele de praf și mizerie și mătură sub masa de lucru și in jurul ei
Golește coșul de gunoi
Stinge lumina

S5:Sustain- respectă

Practicarea și repetarea acestei discipline până când devine un mod de viață
Menținerea S1-S4 prin disciplină, angajament și abilitare
Se concentrează pe definirea unei mentalități noi și a unui standard la locul de muncă.

Exemple de „Sustenabilitate”:

Raportare periodică a progresului
Instruire pentru actualizare
Evaluare periodică a activităților 5S cu sfaturi adecvate pentru continuare și îmbunătățiri suplimentare
Apreciere, recunoaștere și premiere pentru activități bune 5S
Memento folosind panoul 5S, foaie de bune practici etc.

Care este diferenta dintre metodei 5S si Kaizen?

Când căutați să ajutați un departament să funcționeze mai eficient, veți descoperi că există multe idei și metodologii care pot ajuta. Două dintre cele mai populare (și cele mai eficiente, când sunt făcute corect) sunt 5S și Kaizen. Ambele concepte sunt destul de similare, dar există distincții importante pe care ar trebui să le conștientizăm înainte de a le implementa. Este important să rețineți că diferențele sunt de așa natură încât este posibil să le implementați pe ambele pentru a obține beneficii suplimentare.

Ce este Kaizen?

Să începem cu definiții simple. Kaizen este o filozofie japoneză pentru îmbunătățirea continuă a practicilor la locul de muncă și a activităților personale. Punctul important pentru acest subiect este că, Kaizen se concentrează pe îmbunătățirea practicilor din cadrul companiei. Kaizen este o opțiune excelentă pentru multe companii, în special pentru cele care nu au standarde stabilite pentru modul în care trebuie abordat fiecare proces. De exemplu, dacă compania dvs. are trei schimburi pentru fiecare loc de muncă și fiecare schimbare face lucrurile diferit, Kaizen este o opțiune excelentă.

Ce inseamna 5S?

5S este, de asemenea, derivat din concepte japoneze, dar de data aceasta este folosit pentru a ajuta la îmbunătățirea organizării la locul de muncă. 5S își ia numele din cele cinci cuvinte folosite pentru a reaminti oamenilor diferitele moduri în care o unitate poate deveni mai organizată. Aceste cuvinte sunt Sort, Straighten, Shine, Standardize and Sustain.

Atunci când implementează 5S, multe companii constată că există rezistență inițială din partea angajaților din prima linie, dar după ce fiecare zonă este organizată, curățată și optimizată așa cum ar trebui să fie, sunt destul de fericiți. O strategie 5S gestionată corespunzător nu numai că va elimina deșeurile, ci va contribui și la îmbunătățirea locurilor de muncă cotidiene ale fiecărui angajat.

Concentrarea asupra proceselor

Majoritatea fabricilor desfășoară o varietate de sarcini sau procese specifice în mod regulat. Acest lucru ar putea fi orice, de la construirea unei case până la fabricarea unui aparat de măsură. Procesul general care este utilizat pentru a finaliza aceste sarcini este structurat în continuare în procese mai mici. De exemplu, atunci când construiți o casă, un proces poate fi turnarea fundației.

Există, bineînțeles, multe modalități prin care un echipă de constructori ar putea turna fundația, dar nu sunt toate la fel de bune. De exemplu, săparea zonei pentru fundație cu lopeți nu este aproape la fel de eficientă ca utilizarea buldozerelor sau a altor utilaje.

Scopul oricărei companii ar trebui să fie identificarea modului ideal de a finaliza un proces cu cât mai puține pierderi posibile. Aici Kaizen poate fi extrem de util. Kaizen va ajuta oamenii din companie să învețe cum să facă lucrurile în cel mai bun mod și apoi să standardizeze procesul, astfel încât toată lumea să profite de procesul îmbunătățit.

5S, pe de altă parte, nu ar fi folosit pentru a determina cum ar trebui să funcționeze un proces sau cum poate fi îmbunătățit, motiv pentru care nu ar fi util în această situație.

Concentrându-se pe organizație.

Dacă nu aveți în vedere o strategie specifică pentru a vă menține organizarea corectă a fabricii, aceasta poate deveni destul de repede una dezorganizată. Atunci când luați în considerare organizarea într-o facilitate, este important să nu vă uitați doar la dezordinea din zonă, ci și la locul unde sunt păstrate lucrurile și de ce lucrurile sunt aranjate într-un mod specific.

Revenind la exemplul de construire a unei case care a fost folosit mai sus, puteți să vă uitați la o stație de lucru și să vedeți că lucrurile nu sunt organizate așa cum ar trebui să fie. Dacă o echipă va trebui să toarne fundația de beton, va trebui să vă asigurați că toate aprovizionările cu beton sunt situate cât mai aproape de zona în care vor fi utilizate cât mai mult posibil. Acest lucru le va permite oamenilor să le folosească fără a pierde timp fiind la distanță prea mare.

În plus, păstrarea sculelor folosite pentru netezirea fundației este foarte importantă. Dacă nu le curățați direct după utilizare, betonul se poate întări, ceea ce face dificilă (sau chiar imposibilă) utilizarea lor din nou.

Toate aceste tipuri de lucruri sunt acoperite în metodologia 5S, dar nu și în sistemul Kaizen. De fiecare dată când doriți să sortați corect lucrurile, să le îndreptați, să le mențineți curate, să faceți un standard și să vă susțineți progresul, utilizați sistemul 5S.

Ambele sunt axate pe îmbunătățirea eficienței.

Explicațiile simple ale fiecăruia dintre aceste concepte arată că ambele sunt utilizate în primul rând pentru a ajuta la îmbunătățirea eficienței în cadrul unei companii. Kaizen realizează acest lucru identificând diferite procese care au loc și îmbunătățindu-le. 5S funcționează căutând deșeuri și pierderi și eliminându-le.

Deși cele două metodologii sunt adesea configurate ca și cum o companie trebuie să aleagă între cele două, ele pot de fapt să funcționeze foarte bine împreună. Atunci când o companie implementează în mod corespunzător ambele standarde, acestea sunt capabile să abordeze ineficiențele din două scopuri diferite, dar complementare.

Scopul acestor două sisteme este de a ajuta la eliminarea timpului pierdut, a energiei, a echipamentelor, a inventarului și a altor lucruri, astfel încât facilitatea să poată funcționa cât mai eficient posibil. Eliminarea deșeurilor în orice situație posibilă nu numai că ajută la îmbunătățirea rezultatelor, ci vă poate face și mai sigur locul de muncă.

Alegerea și implementarea

Luați-vă timp pentru a evalua modul în care 5S și Kaizen pot funcționa în unitatea dvs. Indiferent dacă alegeți să implementați doar una, ambele sau una câte una, este important să vă asigurați că implementarea este realizată corect. Deși aceste sisteme au o înregistrare dovedită a succesului atunci când sunt realizate corect, ele pot afecta productivitatea dacă echipa de management nu le gestionează corect.

Dacă unitatea dvs. nu dorește să investească timpul și efortul necesar pentru a utiliza aceste procese, este mai bine să așteptați până când va fi posibil. Cu o bună înțelegere a diferenței dintre 5S și Kaizen, precum și modul în care acestea pot fi utilizate împreună, facilitatea dvs. are ocazia să facă multe progrese pozitive către un viitor mai eficient.

Obiective și așteptări

Scopul fundamental al proiectului 5S este de a-l face să funcționeze, să dureze și să facă parte din rutina zilnică de lucru a fiecărui angajat și supervizor. Pentru a avea succes în implementarea 5S, toată lumea ar trebui să știe ce este și de ce este implementat. Toată lumea ar trebui să fie conștientă că 5S nu este doar un instrument pentru nivelul de management, ci și pentru toți cei care lucrează în companie.

Scopul este de a implica toți angajații în implementare și mai important în întreținerea mediului de lucru ordonat, curat și standardizat. Prin implementarea 5S, organizarea proiectului își propune să crească siguranță generală în zonă, pentru a nu uita eliminarea deșeurilor și îmbunătățirea fluxului de lucru. Acesta poate fi executat urmărind fazele programului 5S. Deoarece timpul este bani, se așteaptă să urmeze calendarul stabilit și să reușească implementarea la timp.

Este important să vă asigurați că sensul proiectului este înțeles de toată lumea. Scopul este de a implica diferiți angajați din zonă, în care este implementat 5S, astfel încât să se formeze încrucișări de cunoștințe între diferiți angajați.

Echipa de proiect va efectua o analiză SWOT, evidențiind principalele punctele tari, punctele slabe, oportunitățile și amenințările proiectului.

Beneficiile 5S

5S aduce cu siguranță numeroase beneficii pentru organizațiile care aleg să utilizeze acest program. Odată ce este implementat și planificat cu atenție, urmând toți pașii, beneficiile vor afecta cu siguranță curățenia generală, siguranța și calitatea organizațiilor.

Toate fazele diferite ale 5S oferă avantaje diferite. Când sortarea și setarea în ordine sunt bine implementate și dezvoltate, este asigurat mai mult spațiu pentru lucru, care apoi afectează pozitiv măsura de siguranță a organizației. De asemenea, faptul că angajații sunt implicați în luarea deciziilor și implementarea efectivă, crește satisfacția angajaților.
Calitatea este mai probabil să crească, când toate fazele 5S sunt implementate, când fiecare articol își are locul său și munca este standardizată. Acest lucru duce, de asemenea, la satisfacția clienților, deoarece nu se mai pierde timp în căutarea articolelor lipsă.
5S oferă organizațiilor o bază pentru îmbunătățirea continuă. De asemenea, eliberează spațiu la sol, ceea ce duce din nou la o siguranță sporită în rândul angajaților.
Ergonomia de lucru este îmbunătățită, atunci când a fost o parte din îndoire și întindere sunt eliminate. Re-localizarea instrumentelor și a rezervării articolelor reduce, de asemenea, cantitatea de mers pe jos, ceea ce duce la un flux de lucru mai eficient și economisește bani deoarece fiecare articol are locul său și inventarul se execută cu ușurință.
Utilizare mai bună a timpului – Eliminarea materialelor nedorite și organizarea instrumentelor și consumabilelor importante vor elimina aglomerația și confuzia. Lucrătorii petrec mai puțin timp găsind și recuperând ceea ce au nevoie și pot fi mai productivi în schimb.
Spațiu mai puțin irosit – Eliminarea stocurilor de materiale inutile și consolidarea depozitării sculelor vor lăsa loc pentru aplicații mai utile.
Reducerea ratelor de accidentare – Organizarea zonelor de lucru pentru eficiență și ușurință în utilizare va reduce mișcările necesare lucrătorilor pentru a-și face treaba. Îndepărtarea aglomerării și curățarea obișnuită a scurgerilor vor elimina pericolele de declanșare. Drept urmare, lucrătorii vor experimenta mai puțină oboseală și mai puține leziuni.
Timp de nefuncționare redus al echipamentelor – Când sculele și echipamentele sunt menținute curate, inspectate în mod obișnuit și utilizate în mod standardizat, întreținerea preventivă este mult mai ușoară, iar defecțiunile majore pot fi adesea prevenite în totalitate.
Angajaților li se dă mai multă responsabilitate, ceea ce permite formarea încrucișată mai ușoară și mai dinamică.

Aceste beneficii nu sunt doar sentimente bune. Prin documentarea situațiilor lor înainte și după adoptarea 5S, multe facilități au reușit să arate îmbunătățiri reale, măsurabile.

Ce este un audit 5S?

Verificarea auditului 5S sau Lista de verificare a organizației 5S este o listă de verificare care evaluează cât de bine este organizată o fabrică sau un birou. Se bazează pe principiile 5S.

Un loc de muncă sigur și productiv are nevoie de structură și disciplină. Acesta este esența auditului 5S. Acesta oferă un cadru care definește eficiența și organizarea pentru funcționarea sistematică a unui loc de muncă. Formularul de audit 5S este fundamentul șase sigma, TQM, precum și al managementului LEAN. Faptul că majoritatea auditurilor, în special cele bazate pe liste de verificare simple, depind de auditorul însuși; lista de verificare a organizației 5S face ca rezultatele auditului să fie mult mai exacte și mai semnificative.

“Măsoară” nivelului organizației.

Curățenie,
Robustețea procedurilor de curățenie,
Gradul de standardizare,
Abordarea organizațională
Frecvența etichetări.

Pentru rezultate mai fiabile și mai semnificative în timpul utilizării formularului de audit 5S, acesta trebuie să includă diferite măsurători și să includă configurația sistemului, nivelurile de know-how, rezultatele de curățenie observate, abordarea sistemului organizațional, precum și frecvența etichetării.

Pentru a standardiza și a susține sunt cele doi S, care sunt, de asemenea, cei mai importanți. Acestea fiind spuse, toate formularele de audit 5S sunt deosebit de importante pentru a fi incluse în fiecare sistem de management lean bine conceput.

Principiul de bază al curățeniei și al organizării locului de muncă este: ”A place for everything and everything in its place”.

In ce domenii se poate folosi Metoda 5S?

Când oamenii aud despre implementările 5S, de obicei se gândesc mai întâi la facilități de producție, companii de depozitare și alte sisteme conexe. Deși acestea sunt cu siguranță cele mai populare industrii care utilizează strategiile 5S, acestea nu sunt singurele locuri în care 5S poate fi găsit.

În ultimele câteva decenii, companiile din majoritatea industriilor au văzut valoarea oferită de strategiile din spatele 5S. Următoarele sunt câteva dintre industriile care încep să implementeze 5S în mod regulat.

Sănătate – Pastrarea unor spatii curate este extrem de importanta in domeniul sanatatii.
Spatii birouri –
Domeniul Informație
Tehnologie
Industria alimentară
Educaţie
Guvern

Responsabilitățile unui lider în procesul de producție

de Medesan Florin | mai 13, 2021 | Management Productie, News

Responsabilitățile unui lider în procesul de producție

În acest articol vom explora responsabilitățile unui lider în procesul de producție, deoarece am întâlnit numeroși oameni cred că un un manager de produs este același lucru cu un lider de produs.

Nu este deloc așa !

Așadar, hai să vedem mai exact ce este leadershipul, care sunt responsabilitățile unui lider și ce calități trebuie să aibă pentru a construi echipe de înalta performanță, gestionând toate aspectele legate de procesul de producție și creând o influența multifuncțională în companie. Compania noastră gestionează si pune la dispoziția clienților atât servicii de consultanță în producție cât și sesiuni de training precum cursul de managementul producție în care am inclus inclusiv responsabilitățile și calitățile unui lider în procesul de producție. Toate acestea te vor ajuta să-ți atingi obiectivele de business, în creșterea vânzărilor și o gestiune corectă a tuturor proceselor din producție.

Ce este leadershipul în procesul de producție?

Leadershipul e cel mai important factor pentru succesul sau eșecul unei companii ori al unei afaceri. Abilitatea de a merge înainte și de a- și conduce întreprinderea cu succes pe o piață competitivă e esențiale. Leadershipul în procesul de producție poate descrie mai multe roluri la nivel de management, cu responsabilitatea pentru succesul produselor companiei. Scopul unui lider de produs poate include construirea și supravegherea echipei de produse potrivite, deținerea direcției strategice a produsului și printr-o echipa competență , punându-le la dispoziție instrumentele necesare și sistemele de care au nevoie pentru a construi produse de succes. Cu cât devii mai bun că lider, cu atât vei fi mai bun în orice domeniu. Din fericire, oamenii nu se nasc lideri, ci devin.

Așa cum a scris Peter Drucker: „Chiar dacă există și lideri înnăscuți , aceștia sunt atât de puțini la număr încât nu influențează starea generală de fapt.”

Oamenii ajung să devină lideri în primul rând prin eforturi proprii, prin faptul că își dezvoltă singuri potențialul de conducători . Ei depun eforturi continue, învățând , maturizându- se , devenind mai capabili și mai competenți de-a lungul anilor.

Liderii apar , de obicei, pentru a rezolva o situație care necesită abilități de leadership. Un manager își poate îndeplini cu succes vreme de mulți ani responsabilitățile și sarcinile. După care apare o criză și compania are nevoie de intervenția unui lider. În acel moment, liderul face un pas înainte și preia conducerea organizației. Astfel, devine o persoană diferită și împlinește un rol diferit.

„Caracterul se poate manifestă în momentele cruciale, însă el e cultivat în fiecare clipă .”

Aceste responsabilități de baza , șapte la număr, nu se schimbă niciodată și constituie caracteristicile esențiale ale unui lider din orice organizație. Pe o scară de la 1 la 10, abilitatea ta în oricare dintre aceste arii îți determina contribuția în cadrul organizației, linșa și valoarea personală.

Care sunt responsabilitățile unui lider în procesul de producție?

Obiective financiare și atingerea acestora.

Conducerea executivă eșuează prin incapacitatea îndeplinirii obiectivelor în materie de vânzări , dezvoltare și profitabilitate, toate acestea sunt în evidență liderului. Stabilirea acestor obiective financiare au legătură cu planificarea strategică , piață , serviciile, oamenii, productivitatea, promovarea, finanțele și reacțiile concurenței .

Inovarea și promovarea.

Doar prin inovarea continuă a produselor, serviciilor, proceselor, promoțiilor, organizațiile își pot adună clienți .

Rezolvarea provocărilor și luarea deciziilor.

Acesta este poate cel mai important punct, rezolvarea provocărilor și luarea deciziilor trebuie cultivat, păstrezi ce funcționează și renunți la ce nu funcționează , de la o provocare la altă . O problema nu se poate rezolva cu același mod de gândire cu, care a fost creată . Ceea ce te împiedică să-ți atingi obiectivele strategice , sunt provocările (problemele), dificultățile și gândirea limitativă . Abilitatea de a depăși aceste obstacole este esențială .

Prioritizarea activităților și concentrarea asupra celor mai importante activități.

Mobilizarea resurselor limitate, în special financiare și umane, în exact zonele care necesită o contribuție mai mare pentru succesul companiei. Faptul că timpul este resursă ta cea mai limitată și care nu mai poate fi recuperate, deși uneori credem că putem face asta , determina raportul de a realiza ceva măreț sau nu.

Fii un exemplu pentru ceilalți.

“Trebuie să le predai oamenilor prin puterea exemplului, pentru că , altfel, nu vor învață .”

Exemplul de care dai dovadă de-a lungul timpului, atitudinea, personalitatea, obiceiurile profesionale și mai ales comportamentul tău cu oamenii da tonul în organizația din care faci parte sau pe care o conduci. Nu există soldați slabi sub un general puternic. Toate acestea au valoare în momentul în care reușești să te detașezi și să te întrebi : cum ar arată , cum ar fi compania mea dacă toți oamenii ar fi că mine ? Apoi reflectează apoi asupra răspunsurilor …

Motivarea oamenilor pentru a te urma.

Cei mai buni lideri nu creează subordonați , ci lideri. Sigur că îți dorești că oamenii tăi să ia atitudine , să ia decizii, să vină cu idei noi și aplice aceste idei. Dar toate aceste acțiuni este necesar să fie în congruentă cu obiectivele setate de ține pentru a-i duce spre abilitățile unui lider de success. Dacă oamenii nu te urmează , nu cred în ține , practic nu ești un lider. Motivarea oamenilor este esențială pentru a urmă viziunea ta , apoi să îndeplinească obiectivele pe care le-ai stabilit. Practic trebuie să câștigi încrederea și respectul celorlalți și care înseamnă cheia succesului de durata .

Obține rezultate.

În cele din urma, acțiunea și obținerea de rezultatelor pe care lumea se așteaptă sa le obții determina succesul tău.

Calitățile unui lider

Ai fi un lider înseamnă a inspiră oamenii din jurul tău și oamenii cu care tu lucrezi, de a le oferi o viziune puternică asupra viitorului. Un lider de succes înseamnă, de asemenea, și că oamenii îl urmează deoarece acesta experiențe și cele mai bune performanțe. Pentru a face acest lucru, un lider ar trebui să posede și anumite calități. Un bun lider este acela ce este definit de următoarele calități fără de care ar fi imposibil să conducă :

Credibilitate
Entuziasm, o calitate care este o caracteristică fundamentală pentru un lider
Integritate, o calitate care îi face pe oameni să aibă încredere în el
Încrederea în sine este preliminară pentru a deveni lider
Rezistență, datorită standardelor ridicate, liderii se simt uneori jenați
Corectitudine, pentru a trata diferitele persoane în mod egal
Căldură, grija pentru oameni este esențială
Umilința, disponibilitatea de a asculta și lipsa unui ego prea mare.

Concluzii:

Sperăm că acest articol a reușit să arunce o lumină asupra responsabilităților de baza ale unui lider în procesul de producție dar și calitățile necesare pentru a fi un lider. Un lider excelent în producție poate avea influențe pozitive în procesul de producție, acesta fiind orientat către soluții și inovație. Calitățile unui lider ne pot schimbă lumea în bine.

Așadar, rămâneți inspirați și curioși.

Numai bine!

Ce este Teoria Constrângerilor – Ghidul Managerilor de Proiect

de Medesan Florin | mai 12, 2021 | News, Management Productie

Ce este Teoria Constrângerilor – Ghidul Managerilor de Proiect

Acest articol se adresează tuturor managerilor de proiect din managementul procesului de producție și abordeaza o filozofie dezvoltata de catre Eliyahu M. Goldratt în cartea sa din 1984, „Scopul: un proces de îmbunătățire continuă”. În aceasta carte Goldratt dezvaluie un set de „instrumente de gândire” denumite Teoria Constrangerilor (TOC), ce le folosește pentru a rezolva o serie de probleme într-o fabrica.

Obiectivul principal al teoriei constrângerilor este identificarea constrângerilor sau blocajelor în orice proces și elaborarea modului de eliminare sau reducere a impactului acestora. În cartea sa, o constrângere a fost definită ca orice lucru care împiedică sistemul să își atingă obiectivul.

Managementul de proiect este peste tot – termenul trăiește un moment. Oamenii și-au dat seama că disciplina managementului de proiect oferă metodologii și instrumente dovedite pentru a-și face treaba mai productiv și mai eficient.

De fapt, managementul de proiect este un subiect atât de amplu încât încorporează alte idei de management și le aplică. O astfel de idee este teoria constrângerilor. În timp ce teoria constrângerilor este de obicei folosită în fabricație, aceasta poate fi utilă pentru controlul majorității oricărui proiect.

Ce este Teoria Constrângerilor?

Teoria constrângerilor este o metodologie pentru identificarea celui mai important factor limitativ (adică constrângere) care stă în calea atingerii unui obiectiv și apoi îmbunătățirea sistematică a acestei constrângeri până când nu mai este factorul limitativ. În producție, constrângerea este adesea denumită blocaj.
Teoria constrângerilor adoptă o abordare științifică a îmbunătățirii. Se presupune că fiecare sistem complex, inclusiv procesele de fabricație, constă din activități multiple legate, dintre care una acționează ca o constrângere asupra întregului sistem (adică activitatea de constrângere este „cea mai slabă verigă din lanț”).

Care este scopul final al majorității companiilor producătoare?

De a obține profit – atât pe termen scurt, cât și pe termen lung.

Teoria constrângerilor oferă un set puternic de instrumente care ajută la atingerea acestui obiectiv, inclusiv:

Cei cinci pași de focalizare (o metodologie pentru identificarea și eliminarea constrângerilor).
Procesele de gândire (instrumente pentru analiza și rezolvarea problemelor).
Throughput Accounting (o metodă de măsurare a performanței și ghidarea deciziilor de management).

Una dintre caracteristicile atrăgătoare ale teoriei constrângerilor este aceea că prioritizează inerent activitățile de îmbunătățire. Prioritatea principală este întotdeauna constrângerea actuală. În mediile în care există o nevoie urgentă de îmbunătățire, TOC oferă o metodologie foarte concentrată pentru a crea îmbunătățiri rapide.

Fundamentele Teoriei constrângerilor

Teoriei constrângerilor presupun că o organizație poate fi gestionată prin măsurarea acestor trei lucruri:

Randament: rata la care sistemul generează „unități de obiectiv” (sau bani) prin vânzări
Cheltuieli operaționale: bani cheltuiți pentru generarea „unităților de obiectiv”
Investiție: toți banii investiți în sistem (inventar, utilaje etc.)

Cu toate acestea, înainte de atingerea oricărui scop, există condiții care trebuie îndeplinite. De obicei, acestea sunt siguranța, calitate, obligații legale și așa mai departe. Organizațiile cu scop lucrativ au scopul de a câștiga bani, dar teoria constrângerilor poate fi utilizată cu organizațiile nonprofit, ale căror obiective de a câștiga bani sunt secundare.

Beneficiile implementarii Teoriei constrângerilor

O implementare de succes a Teorii Constrângerilor va avea următoarele beneficii:

Creșterea profitului (obiectivul principal al TOC pentru majoritatea companiilor).
Îmbunătățire rapidă (rezultatul concentrării întregii atenții asupra unei zone critice – constrângerea sistemului).
Capacitate îmbunătățită (optimizarea constrângerii permite fabricarea mai multor produse).
Timpi de livrare reduși (optimizarea constrângerii are ca rezultat un flux de produse mai lin și mai rapid).
Reducerea inventarului.

Concept de bază Teoria Constrângerilor (TOC).

Conceptul de bază al teoriei constrângerilor este că fiecare proces are o singură constrângere și că debitul total al procesului poate fi îmbunătățit numai atunci când constrângerea este îmbunătățită. Un corolar foarte important la acest lucru este acela că petrecerea timpului optimizând neconstrângerile nu va oferi beneficii semnificative; numai îmbunătățirile la constrângere vor duce la atingerea obiectivului (obținerea unui profit mai mare).
Astfel, TOC încearcă să ofere o concentrare precisă și susținută pe îmbunătățirea constrângerii actuale până când aceasta nu mai limitează debitul, moment în care focalizarea se mută la următoarea constrângere. Puterea subiacentă a TOC decurge din capacitatea sa de a genera o concentrare extrem de puternică către un singur scop (profit) și pentru a elimina principalul impediment (constrângerea) de a atinge mai mult din acest obiectiv.

Care sunt cei 5 pași procesul de focalizare?

Teoria constrângerilor oferă o metodologie specifică pentru identificarea și eliminarea constrângerilor, denumită cei cinci pași de focalizare. Așa cum se arată în următoarea diagramă, este un proces ciclic.

Deci, dacă cel puțin o constrângere limitează succesul unui proiect, atunci soluția evidentă este identificarea acelei constrângeri. Cu toate acestea, chiar dacă eliminați toate constrângerile, proiectul nu va reuși neapărat. Există întotdeauna alte riscuri și factori atenuanti în joc. Dar dacă cineva poate elimina constrângerile, atunci calea spre succes este mult mai clară.

Cei cinci pași de focalizare sunt descriși în continuare:

1. Identifică

Obiectiv – Identifică constrângerea actuală (singura parte a procesului care limitează rata la care obiectivul este atins).

2. Exploateză

Obiectiv – Aduce îmbunătățiri rapide la capacitatea de constrângere utilizând resursele existente (adică profitați la maximum de ceea ce ai).

3. Subordonează

Obiectiv – Examinează toate celelalte activități din proces pentru a te asigura că acestea sunt aliniate și susțin cu adevărat nevoile constrângerii.

4. Eliberează

Obiectiv – Dacă constrângerea există încă (adică nu s-a mișcat), ia în considerare ce acțiuni suplimentare pot fi întreprinse pentru a o elimina. În mod normal, acțiunile sunt continuate la acest pas până când constrângerea a fost „spartă” (până când s-a mutat în altă parte). În unele cazuri, poate fi necesară investiția de capital.

5. Repetă

Obiectiv – Cei cinci pași de focalizare sunt un ciclu de îmbunătățire continuă.

Prin urmare, odată ce o constrângere este rezolvată, următoarea constrângere trebuie imediat abordată. Acest pas este un memento de a nu deveni niciodată satisfăcut – îmbunățește agresiv constrângerea actuală … și apoi treci imediat la următoarea constrângere.

Acești cinci pași sunt utilizați pentru a vă asigura că există întotdeauna îmbunătățiri și că eforturile sunt axate pe constrângerile proiectului.

Ce este o constrângere?

Pentru a identifica și a rectifica o constrângere, este crucial să înțelegem ce este o constrângere. O constrângere este orice lucru care vă împiedică să vă atingeți obiectivul, iar o constrângere se poate arăta în diferite moduri. Cu toate acestea, teoria constrângerilor susține că nu există un număr nesfârșit de constrângeri, ci cel puțin una și cel mult doar câteva.

Constrângeri interne și externe

Constrângerile pot fi interne, cum ar fi atunci când piața solicită mai mult decât puteți livra, sau externe, cum ar fi atunci când produceți mai mult decât va suporta piața. Cu acesta din urmă, organizația trebuie să se concentreze pe modalități de a crea mai multă cerere pentru produsul sau serviciul său.

Câteva exemple de constrângeri interne sunt echipamentele, cum ar fi modul în care echipamentul este utilizat în prezent, vă limitează capacitatea de a produce mai mult. Oamenii sunt o altă constrângere internă, care se poate dezvălui prin lipsa abilităților, a personalului și a problemelor comportamentale. În cele din urmă, politica, scrisă sau nescrisă, vă poate împiedica să creați mai multe produse sau să extindeți serviciile.

Amintiți-vă că o constrângere este un factor limitativ. Prin urmare, o problemă care apare într-un proiect sau organizație nu este prin definiție o constrângere, chiar dacă apare cu echipamente, oameni sau politici. O constrângere este ceva care vă împiedică să obțineți mai mult randament, chiar dacă nimic altceva nu este în neregulă.

Procesul de gândire în teoria constrângerilor

Teoria constrângerilor este o modalitate de a rezolva problemele inerente proiectului dvs. care vă împiedică să vă atingeți mai multe obiective. O parte a teoriei constrângerilor este metodologia numită procesul de gândire, care este realizată pentru proiecte complexe cu multe interdependențe.

Procesul de gândire este un instrument cauză-efect, care vă ajută să identificați cauza principală a efectelor nedorite și să le eliminați fără a crea altele noi. Pentru a face acest lucru, puneți-vă aceste trei întrebări:

Ce trebuie să se schimbe?
Cum ar trebui să se schimbe?
Ce acțiune îl va schimba?

Există multe instrumente care pot facilita acest proces. Puteți diagrama starea actuală care trebuie schimbată cu un copac al realității curente, care urmărește problema până la rădăcina sa. Un arbore de nori care se evaporă evaluează potențialele îmbunătățiri, iar un arbore al realității viitoare ajută la documentarea cum va arăta starea viitoare. În cele din urmă, un arbore de strategii și tactici va ajuta la planul de implementare pentru a atinge acea stare viitoare, creând o structură logică pentru a organiza ceea ce ați învățat și pentru a obține soluții.

Cum va poate ajuta Programul RYS (Raise Your Standards) să depășiți constrângerile:

Una dintre cele mai dificile părți ale teoriei constrangerilor este să-ți dai seama de blocajul tău. Uneori este evident, iar alteori găsirea constrângerilor se simte ca o vânătoare de comori.

Cum ajutorul Programului RYS (Raise Your Standards) vă putem oferi echipei dvs. o înțelegere aprofundată a proceselor și fluxurilor de lucru.

Cu aceste informații la îndemână, este mult mai ușor să observi unde se blochează lucrurile. După ce v-ați identificat blocajul, programul RYS vă permite, de asemenea, să vă asigurați că toate celelalte aspecte ale procesului sau sistemului funcționează la eficiență și capacitate maximă.

Mai simplu spus, RYS vă oferă vizibilitatea de care aveți nevoie pentru a trage toate pârghiile potrivite și pentru a vă îmbunătăți nu numai proiectele actuale, ci și cele viitoare.

Managementul productiei – noțiuni de bază

de Medesan Florin | mai 11, 2021 | Management Productie, News

Noțiuni de bază ale Managementul productiei

Managementul productiei – Profesioniștii în resurse umane jonglează cu multiple responsabilități și nu au timp să citească rapoarte lungi de cercetare, oricât de benefice ar fi. În mod realist, majoritatea practicienilor în resurse umane vor solicita îndrumări din rezultatele cercetării numai dacă sunt prezentate într-un format clar, concis și utilizabil.

Sistemele de management al performanței, care includ de obicei evaluarea performanței și dezvoltarea angajaților, sunt „călcâiul lui Ahile” al managementului resurselor umane. Acestea suferă defecte în multe organizații, angajații și managerii deplângându-și în mod regulat ineficiența. Un sondaj recent realizat de Watson Wyatt a arătat că doar trei din 10 lucrători sunt de acord că sistemul de management al performanței companiei lor ajută la îmbunătățirea performanței. Mai puțin de 40% dintre angajați au spus că sistemele lor au stabilit obiective clare de performanță, au generat feedback onest sau au folosit tehnologie pentru a raționaliza procesul. Deși aceste rezultate sugerează că pot exista sisteme de management al performanței slab concepute în multe organizații, de obicei nu sunt instrumente și procese slab dezvoltate care provoacă dificultăți în gestionarea performanței. Mai degrabă, apar dificultăți pentru că, Managerii sunt reticenți în a oferi feedback sincer și au discuții oneste cu angajații, de teama represaliilor sau a relațiilor dăunătoare cu toți indivizii pe care se bazează pentru a-și face treaba. Angajații consideră că managerii lor nu sunt calificați în a discuta despre performanța lor și sunt ineficienți în a-i instrui cu privire la modul de dezvoltare a abilităților lor. Mulți se plâng că sistemele de management al performanței sunt greoaie, birocratice și consumă prea mult timp pentru valoarea adăugată. Acest lucru îi conduce atât pe manageri, cât și pe angajați să trateze managementul performanței ca pe un rău necesar al vieții profesionale, care ar trebui să fie minimizat, mai degrabă decât un proces important care să obțină rezultate cheie individuale și organizaționale.

Rezultate posibile ale managementului eficient al performanței:

Clarificarea responsabilităților și așteptărilor postului.
Îmbunătățirea productivității individuale și de grup.
Dezvoltarea capabilităților angajaților în cea mai mare măsură prin feedback eficient și coaching.
Alinierea la valorile, obiectivele și strategia de bază ale organizației.
Furnizarea unei baze pentru luarea deciziilor operaționale privind capitalul uman (de exemplu, plata).
Îmbunătățirea comunicării între angajați și manageri.

În ciuda dificultăților, managementul performanței este un instrument esențial pentru organizațiile performante și este una dintre cele mai importante responsabilități ale managerului, dacă nu cea mai importantă responsabilitate. În plus, realizat corect, managementul performanței poate avea ca rezultat numeroase rezultate importante pentru o organizație, managerii și angajații săi.

În timp ce, cercetătorii și practicienii cu experiență au identificat mai multe caracteristici care sunt condiții prealabile pentru sisteme eficiente de management al performanței, există, de asemenea, multe decizii care trebuie luate pentru a proiecta un sistem ideal pentru nevoile unei organizații date. O astfel de decizie este ce scop/scopuri va servi sistemul. De exemplu, sistemele de management al performanței pot sprijini deciziile de plată, deciziile de promovare, dezvoltarea angajaților și reducerile în vigoare. Un sistem de management al performanței care încearcă să atingă prea multe obiective este destinat să ‘moară’ din propria sa lipsă de concentrare. Nu există un singur tip de sistem sau set de obiective care să fie cel mai potrivit pentru toate organizațiile.

Scopurile unui anumit sistem de management al performanței ar trebui să fie determinate luând în considerare nevoile afacerii, cultura organizațională și integrarea sistemului cu alte sisteme de management al resurselor umane. O avertizare importantă de luat în considerare este că, deși managementul performanței având ca scop luarea deciziilor și al dezvoltării angajaților sunt legate, aceste două obiective sunt rareori susținute la fel de bine de un singur sistem. Atunci când un sistem de management al performanței este utilizat pentru luarea deciziilor, informațiile de evaluare sunt utilizate ca bază pentru creșteri salariale, promoții, transferuri, reduceri sau alte acțiuni administrative de resurse umane.

Managementul productiei

Atunci când un sistem de management al performanței este utilizat pentru dezvoltare, informațiile de evaluare sunt utilizate pentru a ghida instruirea, experiențele de muncă, mentoratul și alte activități de dezvoltare în care angajații se vor angaja pentru a-și dezvolta capacitățile. Deși este teoretic posibil să existe un sistem de management al performanței care să servească atât scopurilor decizionale, cât și dezvoltării, acest lucru poate fi dificil de realizat în practică. În plus, cercetările au arătat că scopul ratingului (luarea deciziilor versus dezvoltare) afectează ratingurile care sunt respectate.

Evaluările utilizate pentru luarea deciziilor tind să fie îngăduitoare, majoritatea angajaților primind evaluări la nivel înalt. Evaluările în scopuri de dezvoltare tind să fie mai variabile, reflectând atât punctele forte ale angajaților, cât și nevoile de dezvoltare. Un exemplu va ilustra de ce poate fi dificil să se sublinieze luarea deciziilor și dezvoltarea în același sistem. Managerii acestei organizații își evaluează angajații și apoi se întâlnesc pentru a-și califica ratingurile și a lua decizii de recompensare. Managerii organizează apoi sesiuni de revizuire cu fiecare angajat pentru a discuta despre performanța angajatului, creșterea salariilor și acordarea de bonusări. Feedback-ul de dezvoltare ar trebui să fie inclus în întâlnire. Cu toate acestea, gama creșterilor procentuale este mare, permițând astfel managerilor să lege eficient performanța cu recompensele. Cu atât de multe jocuri, majoritatea întâlnirii se concentrează de obicei pe justificarea ambelor părți, mai degrabă decât pe modul în care angajatul se poate dezvolta. Atmosfera întâlnirii nu este propice pentru a oferi și a primi feedback, iar angajații sunt reticenți să discute despre nevoile lor de dezvoltare, de teamă că acest lucru nu le va afecta negativ recompensele.

Chiar și în cultura puternică bazată pe performanță a acestei organizații, aspectul decizional al performanței este, în mod implicit, mai susținut. Sistemele eficiente de management al performanței au un proces bine articulat pentru realizarea activităților de evaluare, cu roluri și termene definite atât pentru manageri, cât și pentru angajați. Mai ales în organizațiile care utilizează managementul performanței ca bază pentru deciziile de remunerare și alte resurse umane, este important să ne asigurăm că toți angajații sunt tratați într-un mod echitabil. Pe baza examinării proceselor de management al performanței în mai multe organizații, cele mai multe conțin unele variații ale procesului prezentat în stânga.

Planificarea performanței – Managementul productiei

La începutul ciclului de management al performanței, este important să revizuiți cu angajații așteptările lor de performanță, incluzând atât comportamentele pe care angajații le vor prezenta, cât și rezultatele pe care se așteaptă să le obțină în cursul următorului ciclu de rating. Comportamentele sunt importante, deoarece reflectă modul în care un angajat se ocupă de îndeplinirea sarcinii – modul în care individul susține echipa, comunică, îi îndrumă pe ceilalți și așa mai departe. Suntem cu toții familiarizați cu angajații care pot obține rezultate excepționale, dar sunt extrem de dificil de lucrat cu ei sau prezintă comportamente dezadaptative la locul de muncă. Deoarece astfel de comportamente pot fi extrem de perturbatoare, comportamentul este important de luat în considerare în majoritatea situațiilor de muncă. Pe de altă parte, un angajat poate fi extrem de util, considerat și eficient interpersonal, dar nu poate obține niciodată rezultate importante.

Așteptările comportamentale și de rezultate ar trebui să fie legate de direcția strategică a organizației și de obiectivele corporative. De fapt, dacă sunt dezvoltate și implementate corect, sistemele de management al performanței îi determină pe angajați să se angajeze în comportamente și să obțină rezultate care facilitează îndeplinirea obiectivelor organizaționale. De exemplu, dacă îmbunătățirea serviciului pentru clienți este determinată ca fiind critică pentru succesul viitor al unei organizații, inclusiv așteptările și recompensele legate de serviciul pentru clienți în sistemul de management al performanței nu numai că va comunica importanța acesteia, ci va promova și creșterea comportamentelor și rezultatelor legate de acest domeniu. În mod similar, dacă o echipă eficientă cu partenerii strategici este o valoare organizațională cheie, sistemul de management al performanței ar trebui să îi responsabilizeze pe angajați pentru o colaborare eficientă.

Așteptări comportamentale – Managementul productiei

Este important ca managerii să se asigure că angajații înțeleg modul în care standardele comportamentale se raportează la locurile lor de muncă specifice. Rezultatele sau obiectivele care trebuie atinse de angajați ar trebui să fie legate de strategia și obiectivele organizației. Nevoile de dezvoltare ale angajatului ar trebui, de asemenea, luate în considerare în procesul de stabilire a obiectivelor. Obiectivele de dezvoltare pot fi orientate fie către îmbunătățirea performanței actuale la locul de muncă, fie pregătirea pentru avansarea în carieră. Exemple de obiective pentru un angajat ar putea fi:

Finalizați proiectul „X” după „Y”.
Creșteți vânzările cu 10%.

În unele situații, este dificil să se vadă relații directe între obiectivele organizaționale la nivel înalt și ceea ce poate realiza un anumit individ în slujba sa. Pentru a remedia acest lucru, obiectivele organizaționale trebuie să fie traduse și cascadate în obiective și așteptări mai rafinate la nivel de unitate, echipă și individuale. Acest lucru necesită în mod obișnuit o serie de întâlniri în care, de exemplu, directorii de la cel mai înalt nivel dezvoltă mai întâi obiective de divizie care se aliniază obiectivelor organizaționale. Apoi, managerii de nivel mediu dezvoltă obiective de unitate care se aliniază cu obiectivele diviziunii, urmate de manageri care dezvoltă obiective de grup care se aliniază cu obiectivele de unitate și așa mai departe până când obiectivele organizaționale ajung în cascadă la indivizi.

Acest exercițiu poate fi oarecum proces dificil și consumator de timp. În funcție de natura obiectivelor organizației, poate fi dificil să le descărcați în mod clar în unele sub-obiecive. Cu toate acestea, în măsura posibilului, cea mai eficientă practică este de a stabili o ierarhie a obiectivelor în care fiecare nivel susține obiective direct relevante pentru nivelul următor, lucrând în cele din urmă către direcția strategică și prioritățile critice ale organizației.

În timp ce obiectivele și rezultatele așteptate pot fi stabilite pentru întregul ciclu de rating, mulți angajați sunt în locuri de muncă care se caracterizează prin schimbări continue. În aceste circumstanțe, poate fi necesar să se stabilească obiective pe termen mai scurt pentru a se asigura că acestea sunt suficient de specifice și realizabile pentru a avea efecte motivante pozitive. În plus, ar trebui să se ofere feedback și evaluările pot fi efectuate pe măsură ce angajații ating etape cheie sau ating obiectivele în timpul perioadei de rating.

Liniile directoare pentru stabilirea obiectivelor de performanță eficiente:

Obiectivele trebuie să definească în mod clar rezultatele finale care trebuie atinse.
În măsura posibilului, obiectivele ar trebui să aibă o legătură directă și evidentă cu factorii sau obiectivele succesului organizațional.
Obiectivele ar trebui să fie dificile, dar realizabile, pentru a motiva performanța.
Obiectivele ar trebui stabilite în cel mult trei domenii – încercarea de a atinge prea multe obiective simultane va împiedica succesul.

Feedback continuu – Managementul productiei

În timpul procesului de planificare a performanței, ar fi trebuit să fie stabilite atât așteptările comportamentale, cât și rezultatele. Performanța în aceste două domenii ar trebui discutată și feedback-ul furnizat în mod continuu pe parcursul perioadei de rating. În plus față de furnizarea de feedback ori de câte ori se observă performanțe excepționale sau ineficiente, este foarte valoros să oferiți feedback periodic despre realizările și contribuțiile de zi cu zi. Din păcate, acest lucru nu se întâmplă în măsura în care ar trebui să fie în organizații, deoarece mulți manageri nu sunt pricepuți să ofere feedback. De fapt, managerii evită frecvent să ofere feedback deoarece nu știu cum să-l furnizeze productiv în moduri care să minimizeze capacitatea de apărare a angajaților.

Pentru ca procesul de feedback să funcționeze bine, practicienii cu experiență au susținut că acesta trebuie să fie un proces de comunicare bidirecțională și o responsabilitate comună a managerilor și angajaților, nu doar a managerilor. Acest lucru necesită instruirea atât a managerilor, cât și a angajaților despre rolurile și responsabilitățile lor în procesul de feedback al performanței. Responsabilitățile managerilor includ furnizarea de feedback într-un mod constructiv, sincer și în timp util. Responsabilitățile angajaților includ căutarea de feedback pentru a se asigura că înțeleg performanța și reacționează bine la feedback-ul pe care îl primesc. A avea conversații eficiente și continue între manageri și angajați este probabil cel mai important factor determinant dacă un sistem de management al performanței își va obține sau nu beneficiile maxime din perspectiva coachingului și dezvoltării.

Cercetările au arătat că, pentru ca feedback-ul să aibă cea mai mare valoare, trebuie să fie dat în imediata apropiere a evenimentului. Și, performanța lor probabil nu se va îmbunătăți de la sine, în timp ce supraveghetorul așteaptă să aibă loc sesiunea de revizuire de la sfârșitul anului. Feedbackul continuu poate fi informal și ar trebui să apară ca parte a rutinei zilnice de lucru. De fapt, cercetările au arătat că în organizațiile în care angajații raportează niveluri mai ridicate de feedback continuu și informal, nivelurile de performanță sunt mai ridicate.

Liniile directoare pentru a oferi feedback în mod eficient:

Oferiți feedback pozitiv și de dezvoltare imediat într-o locație privată.
Cereți opinia angajatului despre ceea ce s-ar fi putut face diferit.
Fiți specific cu privire la comportamentele care au fost eficiente sau ineficiente.
Concentrați-vă pe ceea ce a făcut sau nu persoana, nu pe caracteristicile personale.
Planificați în colaborare pași pentru a răspunde nevoilor de dezvoltare.
Oferiți ajutor în abordarea nevoilor de dezvoltare și furnizarea de resurse.

PDCA – ză-ți întâlnirile și creșteți productivitatea! (plan-do-check-act)

de Medesan Florin | apr. 22, 2021 | News

Mulți oameni ar fi de acord că întâlnirile interminabile sunt una dintre cele mai bune modalități de a evita munca și responsabilitatea. Nu mai există fenomene uimitor de nervoase și deranjante, cum ar fi o întâlnire fără scop, fără rezultate și persoane responsabile în cele din urmă.

Acestea sunt de obicei întâlniri zilnice dedicate rezolvării problemelor operaționale actuale. Orice manager poate avea în fiecare zi câteva astfel de întâlniri cu reprezentanți din diferite departamente. În general, este una dintre cei mai eficienți timpi pentru a rezolva problemele. Aduceți toate părțile interesate împreună și economisiți mult timp. Nu este nevoie să ajungeți la toată lumea în mod individual.

Dar aici este ascuns diavolul. În mod normal, durata unei întâlniri operaționale zilnice în producție nu trebuie să dureze mai mult de 15-20 de minute. De ce? Pentru că este foarte scump. Faceți un calcul simplu. Luați o durată medie a întâlnirii de dimineață. Înmulțiți-l cu numărul de persoane și costul brut al companiei pe oră. Și acum înmulțiți-l cu 250 de zile și veți obține un cost anual mediu pentru această întâlnire specială. Reducerea duratei sale de la 40 de minute la 20 poate economisi deja jumătate din această sumă.

În plus, oamenii sunt blocați la aceste întâlniri. În loc să-și rezolve problemele actuale, își pot pierde timpul. Cu toate acestea, există o modalitate de a utiliza PDCA în astfel de întâlniri. Ceea ce va duce în cele din urmă la o eficiență mai mare.

Mai jos vă sugerez un ghid practic pas cu pas despre cum să utilizați PDCA la întâlnirile dvs. pentru a le face mai productive.

PDCA înseamnă Plan-Do-Check-Act și este un instrument de Lean Management. Pentru a fi mai precis, PDCA este folosit ca „inițiator” pentru implementarea Kaizen. Permite înregistrarea, controlul și aplicarea modificărilor proceselor. Scopul principal al Kaizen este de a face mici îmbunătățiri zilnice. Cuvintele cheie aici sunt mici și zilnice. PDCA ajută la sistematizarea și înregistrarea acestor modificări.

Frumusețea deplină a Kaizen devine evidentă numai după ce vedem rezultatul cumulativ al tuturor schimbărilor implementate pe o perioadă lungă de timp.

De ce să aplicați PDCA la întâlnirile operaționale?

Mai întâi să răspundem la întrebarea: „De ce avem nevoie de întâlniri zilnice? Care sunt obiectivele? ”

L-aș grupa în 3 întrebări: ce, cine și când trebuie să facă. Este posibil să fi adăugat și Unde și Cum, dar să ne imaginăm că lucrăm cu o echipă de experți care știu exact cum și unde. M-am confruntat de multe ori cu întâlnirile care au rămas fără control. Se întâmplă când lipsesc linia generală și agenda. Toți oamenii sunt diferiți. Unora dintre noi le place să vorbească mai mult, altora le place să asculte mai mult.

Pasul 1. Creați o scurtă agendă

În calitate de lider de întâlnire sau moderator, primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să creați o agendă scurtă. Este de fapt o fază de planificare. În acest caz, oamenii vor avea timp să pregătească răspunsurile.

Pasul 2. Creați un șablon PDCA

Este rezonabil să creați un șablon standard pentru o listă de sarcini. Numărul de persoane la întâlnire nu ar trebui să depășească 6. Acesta este aproape un optim pentru o întâlnire de zi cu zi. Dacă trebuie să reuniți mai mulți oameni, încercați să vă gândiți dacă puteți crea două întâlniri separate.

Realizați un șablon pe care îl puteți oferi tuturor participanților. Poate fi un tabel simplu ca acesta:

Simțiți-vă liber să reglați șablonul în funcție de gustul și nevoile dvs.

Pasul 3. Creați o sincronizare bună

Creați o sincronizare bună. Acordați tuturor 2 minute pentru a raporta toate problemele importante. Va fi greu la început, dar toată lumea poate învăța acest stil.

Pasul 4. Completați șablonul PDCA

Ar trebui să aveți în mâini un șablon PDCA tipărit, unde sunt specificate toate sarcinile. La acest pas, trebuie să completați câmpurile rămase pentru a defini cine și când trebuie să termine sarcina.

Pasul 5. Lăsați 5 minute pentru întrebări

Lasă doar 5 minute la final pentru întrebări generale. De cele mai multe ori aceste întrebări pot fi sortate separat.

Pasul 6. Lăsați pe toți să părăsească întâlnirea unul câte unul

Într-adevăr. Uneori oamenii trebuie doar să aștepte până se termină întâlnirea. Chiar și atunci când nu mai au nimic de raportat sau de întrebat. Imaginați-vă ce pierdere de timp este.

Pasul 7. Controlează rezultatul

Cu un astfel de sistem PDCA puteți urmări cu ușurință sarcinile și puteți vedea starea acestora.

Pasul 8. Acționați și oferiți feedback

Un punct de luare a deciziilor, în care decideți dacă sarcina este îndeplinită sau mai trebuie revizuită.

Concluzie

PDCA poate deveni un instrument foarte eficient pentru gestionarea întâlnirilor dvs. operaționale. Vă va ajuta să vă asigurați că nu pierdeți mult timp. Veți avea un mod foarte transparent de urmărire a sarcinilor. Ceea ce este important, de asemenea, vă va ajuta echipa să dezvolte același ritm. Combinați cu alte instrumente LEAN, cum ar fi de exemplu 5S, puteți demonstra cu adevărat o îmbunătățire considerabilă a operațiunilor.