Ce este Teoria Constrângerilor – Ghidul Managerilor de Proiect

Ce este Teoria Constrângerilor – Ghidul Managerilor de Proiect

Acest articol se adresează tuturor managerilor de proiect din managementul procesului de producție și abordeaza o filozofie dezvoltata de catre Eliyahu M. Goldratt în cartea sa din 1984, „Scopul: un proces de îmbunătățire continuă”. În aceasta carte Goldratt dezvaluie un set de „instrumente de gândire” denumite Teoria Constrangerilor (TOC), ce le folosește pentru a rezolva o serie de probleme într-o fabrica.

Obiectivul principal al teoriei constrângerilor este identificarea constrângerilor sau blocajelor în orice proces și elaborarea modului de eliminare sau reducere a impactului acestora. În cartea sa, o constrângere a fost definită ca orice lucru care împiedică sistemul să își atingă obiectivul.

Managementul de proiect este peste tot – termenul trăiește un moment. Oamenii și-au dat seama că disciplina managementului de proiect oferă metodologii și instrumente dovedite pentru a-și face treaba mai productiv și mai eficient.

De fapt, managementul de proiect este un subiect atât de amplu încât încorporează alte idei de management și le aplică. O astfel de idee este teoria constrângerilor. În timp ce teoria constrângerilor este de obicei folosită în fabricație, aceasta poate fi utilă pentru controlul majorității oricărui proiect.

Ce este Teoria Constrângerilor?

Teoria constrângerilor este o metodologie pentru identificarea celui mai important factor limitativ (adică constrângere) care stă în calea atingerii unui obiectiv și apoi îmbunătățirea sistematică a acestei constrângeri până când nu mai este factorul limitativ. În producție, constrângerea este adesea denumită blocaj.
Teoria constrângerilor adoptă o abordare științifică a îmbunătățirii. Se presupune că fiecare sistem complex, inclusiv procesele de fabricație, constă din activități multiple legate, dintre care una acționează ca o constrângere asupra întregului sistem (adică activitatea de constrângere este „cea mai slabă verigă din lanț”).

Care este scopul final al majorității companiilor producătoare?

De a obține profit – atât pe termen scurt, cât și pe termen lung.

Teoria constrângerilor oferă un set puternic de instrumente care ajută la atingerea acestui obiectiv, inclusiv:

• Cei cinci pași de focalizare (o metodologie pentru identificarea și eliminarea constrângerilor).
• Procesele de gândire (instrumente pentru analiza și rezolvarea problemelor).
• Throughput Accounting (o metodă de măsurare a performanței și ghidarea deciziilor de management).

Una dintre caracteristicile atrăgătoare ale teoriei constrângerilor este aceea că prioritizează inerent activitățile de îmbunătățire. Prioritatea principală este întotdeauna constrângerea actuală. În mediile în care există o nevoie urgentă de îmbunătățire, TOC oferă o metodologie foarte concentrată pentru a crea îmbunătățiri rapide.

Fundamentele Teoriei constrângerilor

Teoriei constrângerilor presupun că o organizație poate fi gestionată prin măsurarea acestor trei lucruri:

1. Randament: rata la care sistemul generează „unități de obiectiv” (sau bani) prin vânzări
2. Cheltuieli operaționale: bani cheltuiți pentru generarea „unităților de obiectiv”
3. Investiție: toți banii investiți în sistem (inventar, utilaje etc.)

Cu toate acestea, înainte de atingerea oricărui scop, există condiții care trebuie îndeplinite. De obicei, acestea sunt siguranța, calitate, obligații legale și așa mai departe. Organizațiile cu scop lucrativ au scopul de a câștiga bani, dar teoria constrângerilor poate fi utilizată cu organizațiile nonprofit, ale căror obiective de a câștiga bani sunt secundare.

Beneficiile implementarii Teoriei constrângerilor

O implementare de succes a Teorii Constrângerilor va avea următoarele beneficii:

• Creșterea profitului (obiectivul principal al TOC pentru majoritatea companiilor).
• Îmbunătățire rapidă (rezultatul concentrării întregii atenții asupra unei zone critice – constrângerea sistemului).
• Capacitate îmbunătățită (optimizarea constrângerii permite fabricarea mai multor produse).
• Timpi de livrare reduși (optimizarea constrângerii are ca rezultat un flux de produse mai lin și mai rapid).
• Reducerea inventarului.

Concept de bază Teoria Constrângerilor (TOC).

Conceptul de bază al teoriei constrângerilor este că fiecare proces are o singură constrângere și că debitul total al procesului poate fi îmbunătățit numai atunci când constrângerea este îmbunătățită. Un corolar foarte important la acest lucru este acela că petrecerea timpului optimizând neconstrângerile nu va oferi beneficii semnificative; numai îmbunătățirile la constrângere vor duce la atingerea obiectivului (obținerea unui profit mai mare).
Astfel, TOC încearcă să ofere o concentrare precisă și susținută pe îmbunătățirea constrângerii actuale până când aceasta nu mai limitează debitul, moment în care focalizarea se mută la următoarea constrângere. Puterea subiacentă a TOC decurge din capacitatea sa de a genera o concentrare extrem de puternică către un singur scop (profit) și pentru a elimina principalul impediment (constrângerea) de a atinge mai mult din acest obiectiv.

Care sunt cei 5 pași procesul de focalizare?

Teoria constrângerilor oferă o metodologie specifică pentru identificarea și eliminarea constrângerilor, denumită cei cinci pași de focalizare. Așa cum se arată în următoarea diagramă, este un proces ciclic.

Deci, dacă cel puțin o constrângere limitează succesul unui proiect, atunci soluția evidentă este identificarea acelei constrângeri. Cu toate acestea, chiar dacă eliminați toate constrângerile, proiectul nu va reuși neapărat. Există întotdeauna alte riscuri și factori atenuanti în joc. Dar dacă cineva poate elimina constrângerile, atunci calea spre succes este mult mai clară.

Cei cinci pași de focalizare sunt descriși în continuare:

1. Identifică

Obiectiv – Identifică constrângerea actuală (singura parte a procesului care limitează rata la care obiectivul este atins).

2. Exploateză

Obiectiv – Aduce îmbunătățiri rapide la capacitatea de constrângere utilizând resursele existente (adică profitați la maximum de ceea ce ai).

3. Subordonează

Obiectiv – Examinează toate celelalte activități din proces pentru a te asigura că acestea sunt aliniate și susțin cu adevărat nevoile constrângerii.

4. Eliberează

Obiectiv – Dacă constrângerea există încă (adică nu s-a mișcat), ia în considerare ce acțiuni suplimentare pot fi întreprinse pentru a o elimina. În mod normal, acțiunile sunt continuate la acest pas până când constrângerea a fost „spartă” (până când s-a mutat în altă parte). În unele cazuri, poate fi necesară investiția de capital.

5. Repetă

Obiectiv – Cei cinci pași de focalizare sunt un ciclu de îmbunătățire continuă.

Prin urmare, odată ce o constrângere este rezolvată, următoarea constrângere trebuie imediat abordată. Acest pas este un memento de a nu deveni niciodată satisfăcut – îmbunățește agresiv constrângerea actuală … și apoi treci imediat la următoarea constrângere.

Acești cinci pași sunt utilizați pentru a vă asigura că există întotdeauna îmbunătățiri și că eforturile sunt axate pe constrângerile proiectului.

Ce este o constrângere?

Pentru a identifica și a rectifica o constrângere, este crucial să înțelegem ce este o constrângere. O constrângere este orice lucru care vă împiedică să vă atingeți obiectivul, iar o constrângere se poate arăta în diferite moduri. Cu toate acestea, teoria constrângerilor susține că nu există un număr nesfârșit de constrângeri, ci cel puțin una și cel mult doar câteva.

Constrângeri interne și externe

Constrângerile pot fi interne, cum ar fi atunci când piața solicită mai mult decât puteți livra, sau externe, cum ar fi atunci când produceți mai mult decât va suporta piața. Cu acesta din urmă, organizația trebuie să se concentreze pe modalități de a crea mai multă cerere pentru produsul sau serviciul său.

Câteva exemple de constrângeri interne sunt echipamentele, cum ar fi modul în care echipamentul este utilizat în prezent, vă limitează capacitatea de a produce mai mult. Oamenii sunt o altă constrângere internă, care se poate dezvălui prin lipsa abilităților, a personalului și a problemelor comportamentale. În cele din urmă, politica, scrisă sau nescrisă, vă poate împiedica să creați mai multe produse sau să extindeți serviciile.

Amintiți-vă că o constrângere este un factor limitativ. Prin urmare, o problemă care apare într-un proiect sau organizație nu este prin definiție o constrângere, chiar dacă apare cu echipamente, oameni sau politici. O constrângere este ceva care vă împiedică să obțineți mai mult randament, chiar dacă nimic altceva nu este în neregulă.

Procesul de gândire în teoria constrângerilor

Teoria constrângerilor este o modalitate de a rezolva problemele inerente proiectului dvs. care vă împiedică să vă atingeți mai multe obiective. O parte a teoriei constrângerilor este metodologia numită procesul de gândire, care este realizată pentru proiecte complexe cu multe interdependențe.

Procesul de gândire este un instrument cauză-efect, care vă ajută să identificați cauza principală a efectelor nedorite și să le eliminați fără a crea altele noi. Pentru a face acest lucru, puneți-vă aceste trei întrebări:

1. Ce trebuie să se schimbe?
2. Cum ar trebui să se schimbe?
3. Ce acțiune îl va schimba?

Există multe instrumente care pot facilita acest proces. Puteți diagrama starea actuală care trebuie schimbată cu un copac al realității curente, care urmărește problema până la rădăcina sa. Un arbore de nori care se evaporă evaluează potențialele îmbunătățiri, iar un arbore al realității viitoare ajută la documentarea cum va arăta starea viitoare. În cele din urmă, un arbore de strategii și tactici va ajuta la planul de implementare pentru a atinge acea stare viitoare, creând o structură logică pentru a organiza ceea ce ați învățat și pentru a obține soluții.

Cum va poate ajuta Programul RYS (Raise Your Standards) să depășiți constrângerile:

Una dintre cele mai dificile părți ale teoriei constrangerilor este să-ți dai seama de blocajul tău. Uneori este evident, iar alteori găsirea constrângerilor se simte ca o vânătoare de comori.

Cum ajutorul Programului RYS (Raise Your Standards) vă putem oferi echipei dvs. o înțelegere aprofundată a proceselor și fluxurilor de lucru.

Cu aceste informații la îndemână, este mult mai ușor să observi unde se blochează lucrurile. După ce v-ați identificat blocajul, programul RYS vă permite, de asemenea, să vă asigurați că toate celelalte aspecte ale procesului sau sistemului funcționează la eficiență și capacitate maximă.

Mai simplu spus, RYS vă oferă vizibilitatea de care aveți nevoie pentru a trage toate pârghiile potrivite și pentru a vă îmbunătăți nu numai proiectele actuale, ci și cele viitoare.