Ce este sistemul 5S? Ghidul Organizarii Locului de Munca

Metoda 5S

Metoda 5S – in acest articol vom vorbi despre sistemul 5S sau metodologia japoneza 5S care te va ajuta sa devi mai eficient la locul de munca prin organizarea spatiilor intr-un mod eficient si in siguranta. Acest sistem se concentrează prin a pune totul acolo unde trebuie, pastrand un loc de muncă curat, ceea ce face mai ușor pentru oameni să-și facă treaba fără a pierde timpul sau risca sa se accidenteze.

Modul în care este organizat locul de muncă sau magazinul dvs. poate provoca mai multe pierderi decât v-ați putea imagina vreodată. Chiar dacă pare ordonat, curat și bine organizat, asta nu înseamnă neapărat că si este.

Pentru a veni in intampinarea atat clientilor cat si celor care doresc sa cunoasca toate aspectele legate de metoda 5S, consultantaproductie.ro va pune la dispozitie cursul 5S care acopera toate conceptele fundamentale ale modelului 5S. Cursul 5S se concentreaza pe organizarea si standardizarea locului de munca pentru cresterea eficientei si eficacitatii.

” Stăpânește-ți mediul de lucru, iar productivitatea ta va creste considerabil!”

Dar hai sa vedem ce vom invata din acest articol:

• Ce este metoda 5S?
• Care sunt elementele metodologiei metoda 5S?
• Care sunt etapele în implementarea metoda 5S?
• Care este diferenta dintre metoda 5S si Kaizen?
• Ce inseamna metoda 5S?
• Ce este Kaizen?
• Beneficiile metodei 5S
• Care este scopul implementarii metoda 5S?
• Ce este un audit 5S?
• In ce domenii se poate folosi metoda 5S?
• Cum devi un expert in 5S?
• Unde poti urma un curs 5S?

Ce este metoda 5S?

Primul pas către eficiența la locul de muncă.

5S este un sistem de organizare a spațiilor, astfel încât munca să poată fi efectuată eficient și în siguranță. Acest sistem se concentrează pe a pune totul acolo unde îi este locul și să păstreze locul de muncă curat, ceea ce face mai ușor ca oameni să-și facă treaba fără a pierde timp sau a se accidenta. Nu este vorba doar de curățenie sau organizare, 5S este un cadru care pune accentul pe utilizarea unei mentalități și a unor instrumente specifice pentru a crea eficiență și valoare. Aceasta implică observarea, analiza, colaborarea și eliminarea pierderilor.

Care sunt elementele metodologiei metodei 5S?

Seiri (Sort)

Sortează materialele, păstrând doar elementele esențiale necesare pentru a finaliza sarcinile. Această acțiune implică parcurgerea întregului conținut al unui spațiu de lucru pentru a determina care sunt necesare și care pot fi eliminate. Tot ceea ce nu este folosit pentru a finaliza un proces de lucru ar trebui să dispară din zona de lucru.

Seiton(Set in Order)

Asigurați-vă că toate lucrurile sunt organizate și că fiecare lucru are un loc desemnat. Organizați toate lucrurle rămase la locul de muncă într-un mod logic, astfel încât să faciliteze îndeplinirea sarcinilor pentru muncitori. Aceasta implică adesea plasarea obiectelor în locații ergonomice în care oamenii nu vor trebui să se îndoaie sau să facă mișcări suplimentare pentru a ajunge la ele.

Seiso(Shine)

Eforturi proactive de menținere a locurilor de muncă curate și ordonate pentru a asigura munca orientată spre rezultate. Aceasta înseamnă curățarea și întreținerea spațiului de lucru nou organizat. Poate implica sarcini de rutină, cum ar fi ștergerea prafului, spălatul pe jos, etc.

Seiketsu(Standardize)

Creați un set de standarde atât pentru organizație, cât și pentru procese. În esență, aici luați primi trei S și stabiliți reguli pentru cum și când vor fi îndeplinite aceste sarcini. Aceste standarde pot implica programe, diagrame, liste etc.

Shitsuke(Sustain)

Susțineți noi practici și efectuați audituri pentru a menține disciplina. Aceasta înseamnă că cei patru S anterioari trebuie menținți și continuați în timp. Acest lucru se realizează prin dezvoltarea unui sentiment de autodisciplină la angajații care vor participa la 5S dar și pentru cei care lucrează în șantierele unde acesti pași au fost implementați.

Care sunt etapele în implementarea sistemului 5S?

S1:Sort – Elimină

• Se concentrează pe eliminarea obiectelor inutile de la locul de muncă.
• Categorizați echipamentul, mobilierul, instrumentele de la locul de muncă

în următoarele 3 categorii:

• Necesar
• Inutil
• Poate nu este necesar

Se mai numește operațiunea eticheta roșie!

S2: Set-Ordonează

Un loc pentru tot și totul la locul său.

• „Ordonează” se bazează pe găsirea stocării eficiente a articolelor necesare
• Aplicați filozofia „Pot vedea, pot scoate și pot returna”
• Acest lucru vă va economisi timp și energie

Gândiți-vă nu numai la „beatificare”. Trebuie să luați în considerare fluxul de lucru și să aranjați elementele.

Odată ce toate obiectele au locurile standardizate în zonă, începe faza de strălucire.

Sfaturi pentru setarea în ordine:

• Grupați elementele în mod logic
• Luați în considerare utilizarea fiecărui articol, apoi decideți cea mai bună locație a acestuia.
• Folosiți etichete, bandă, marcaje de podea, contururi, semne.
• Păstrați articolele care pot fi partajate într-o locație central

S3: Shine-curăță

Curățarea și căutarea modalităților de menținere a curățeniei.

• Curățarea zilnică a locului de muncă, astfel încât să nu existe praf pe podele, mașini sau echipamente.
• Eliminați murdăria, praful, uleiul, resturile etc.
• Curățați echipamentul și mobilierul, sub și în jurul acestuia – căutați / ascultați scurgerile de aer din furtunuri.
• Va crea apartenență și muncitorii se vor simți mai bine

S4:Standardize- standardizează

• Mențineți un mediu în care S1 până la S3 sunt implementate în același mod în întreaga organizație.
• Oferiți oportunități angajaților să participe activ la elaborarea acestor standarde.
• Instrucțiuni de lucru, proceduri de operare standard
• Dezvoltați lista de verificare (check list) și utilizare regulată ale acesteia
• Proceduri standard de operare
• Codul culorilor pentru segregarea deșeurilor, etc.

Ex: Activități 5S zilnice la un post de lucru

• Îndepartează uneltele, materialele și alte obiecte în plus
• Așează fiecare unealtă, material și orice alt obiect la locul lui conform standardului
• Curăță suprafețele de praf și mizerie și mătură sub masa de lucru și in jurul ei
• Golește coșul de gunoi
• Stinge lumina

S5:Sustain- respectă

• Practicarea și repetarea acestei discipline până când devine un mod de viață
• Menținerea S1-S4 prin disciplină, angajament și abilitare
• Se concentrează pe definirea unei mentalități noi și a unui standard la locul de muncă.

Exemple de „Sustenabilitate”:

• Raportare periodică a progresului
• Instruire pentru actualizare
• Evaluare periodică a activităților 5S cu sfaturi adecvate pentru continuare și îmbunătățiri suplimentare
• Apreciere, recunoaștere și premiere pentru activități bune 5S
• Memento folosind panoul 5S, foaie de bune practici etc.

Care este diferenta dintre metodei 5S si Kaizen?

Când căutați să ajutați un departament să funcționeze mai eficient, veți descoperi că există multe idei și metodologii care pot ajuta. Două dintre cele mai populare (și cele mai eficiente, când sunt făcute corect) sunt 5S și Kaizen. Ambele concepte sunt destul de similare, dar există distincții importante pe care ar trebui să le conștientizăm înainte de a le implementa. Este important să rețineți că diferențele sunt de așa natură încât este posibil să le implementați pe ambele pentru a obține beneficii suplimentare.

Ce este Kaizen?

Să începem cu definiții simple. Kaizen este o filozofie japoneză pentru îmbunătățirea continuă a practicilor la locul de muncă și a activităților personale. Punctul important pentru acest subiect este că, Kaizen se concentrează pe îmbunătățirea practicilor din cadrul companiei. Kaizen este o opțiune excelentă pentru multe companii, în special pentru cele care nu au standarde stabilite pentru modul în care trebuie abordat fiecare proces. De exemplu, dacă compania dvs. are trei schimburi pentru fiecare loc de muncă și fiecare schimbare face lucrurile diferit, Kaizen este o opțiune excelentă.

Ce inseamna 5S?

5S este, de asemenea, derivat din concepte japoneze, dar de data aceasta este folosit pentru a ajuta la îmbunătățirea organizării la locul de muncă. 5S își ia numele din cele cinci cuvinte folosite pentru a reaminti oamenilor diferitele moduri în care o unitate poate deveni mai organizată. Aceste cuvinte sunt Sort, Straighten, Shine, Standardize and Sustain.

Atunci când implementează 5S, multe companii constată că există rezistență inițială din partea angajaților din prima linie, dar după ce fiecare zonă este organizată, curățată și optimizată așa cum ar trebui să fie, sunt destul de fericiți. O strategie 5S gestionată corespunzător nu numai că va elimina deșeurile, ci va contribui și la îmbunătățirea locurilor de muncă cotidiene ale fiecărui angajat.

Concentrarea asupra proceselor

Majoritatea fabricilor desfășoară o varietate de sarcini sau procese specifice în mod regulat. Acest lucru ar putea fi orice, de la construirea unei case până la fabricarea unui aparat de măsură. Procesul general care este utilizat pentru a finaliza aceste sarcini este structurat  în continuare în procese mai mici. De exemplu, atunci când construiți o casă, un proces poate fi turnarea fundației.

Există, bineînțeles, multe modalități prin care un echipă de constructori ar putea turna fundația, dar nu sunt toate la fel de bune. De exemplu, săparea zonei pentru fundație cu lopeți nu este aproape la fel de eficientă ca utilizarea buldozerelor sau a altor utilaje.

Scopul oricărei companii ar trebui să fie identificarea modului ideal de a finaliza un proces cu cât mai puține pierderi posibile. Aici Kaizen poate fi extrem de util. Kaizen va ajuta oamenii din companie să învețe cum să facă lucrurile în cel mai bun mod și apoi să standardizeze procesul, astfel încât toată lumea să profite de procesul îmbunătățit.

5S, pe de altă parte, nu ar fi folosit pentru a determina cum ar trebui să funcționeze un proces sau cum poate fi îmbunătățit, motiv pentru care nu ar fi util în această situație.

Concentrându-se pe organizație.

Dacă nu aveți în vedere o strategie specifică pentru a vă menține organizarea corectă a fabricii, aceasta poate deveni destul de repede una dezorganizată. Atunci când luați în considerare organizarea într-o facilitate, este important să nu vă uitați doar la dezordinea din zonă, ci și la locul unde sunt păstrate lucrurile și de ce lucrurile sunt aranjate într-un mod specific.

Revenind la exemplul de construire a unei case care a fost folosit mai sus, puteți să vă uitați la o stație de lucru și să vedeți că lucrurile nu sunt organizate așa cum ar trebui să fie. Dacă o echipă va trebui să toarne fundația de beton, va trebui să vă asigurați că toate aprovizionările cu beton sunt situate cât mai aproape de zona în care vor fi utilizate cât mai mult posibil. Acest lucru le va permite oamenilor  să le folosească fără a pierde timp fiind la distanță prea mare.

În plus, păstrarea sculelor folosite pentru netezirea fundației este foarte importantă. Dacă nu le curățați direct după utilizare, betonul se poate întări, ceea ce face dificilă (sau chiar imposibilă) utilizarea lor din nou.

Toate aceste tipuri de lucruri sunt acoperite în metodologia 5S, dar nu și în sistemul Kaizen. De fiecare dată când doriți să sortați corect lucrurile, să le îndreptați, să le mențineți curate, să faceți un standard și să vă susțineți progresul, utilizați sistemul 5S.

Ambele sunt axate pe îmbunătățirea eficienței.

Explicațiile simple ale fiecăruia dintre aceste concepte arată că ambele sunt utilizate în primul rând pentru a ajuta la îmbunătățirea eficienței în cadrul unei companii. Kaizen realizează acest lucru identificând diferite procese care au loc și îmbunătățindu-le. 5S funcționează căutând deșeuri și pierderi și eliminându-le.

Deși cele două metodologii sunt adesea configurate ca și cum o companie trebuie să aleagă între cele două, ele pot de fapt să funcționeze foarte bine împreună. Atunci când o companie implementează în mod corespunzător ambele standarde, acestea sunt capabile să abordeze ineficiențele din două scopuri diferite, dar complementare.

Scopul acestor două sisteme este de a ajuta la eliminarea timpului pierdut, a energiei, a echipamentelor, a inventarului și a altor lucruri, astfel încât facilitatea să poată funcționa cât mai eficient posibil. Eliminarea deșeurilor în orice situație posibilă nu numai că ajută la îmbunătățirea rezultatelor, ci vă poate face și mai sigur locul de muncă.

Alegerea și implementarea

Luați-vă timp pentru a evalua modul în care 5S și Kaizen pot funcționa în unitatea dvs. Indiferent dacă alegeți să implementați doar una, ambele sau una câte una, este important să vă asigurați că implementarea este realizată corect. Deși aceste sisteme au o înregistrare dovedită a succesului atunci când sunt realizate corect, ele pot afecta productivitatea dacă echipa de management nu le gestionează corect.

Dacă unitatea dvs. nu dorește să investească timpul și efortul necesar pentru a utiliza aceste procese, este mai bine să așteptați până când va fi posibil. Cu o bună înțelegere a diferenței dintre 5S și Kaizen, precum și modul în care acestea pot fi utilizate împreună, facilitatea dvs. are ocazia să facă multe progrese pozitive către un viitor mai eficient.

Obiective și așteptări

Scopul fundamental al proiectului 5S este de a-l face să funcționeze, să dureze și să facă parte din rutina zilnică de lucru a fiecărui angajat și supervizor. Pentru a avea succes în implementarea 5S, toată lumea  ar trebui să știe ce este și de ce este implementat. Toată lumea ar trebui să fie conștientă că 5S nu este doar un instrument pentru nivelul de management, ci și pentru toți cei care lucrează în companie.

Scopul este de a implica toți angajații în implementare și mai important în întreținerea mediului de lucru ordonat, curat și standardizat. Prin implementarea 5S, organizarea proiectului își propune să crească siguranță generală în zonă, pentru a nu uita eliminarea deșeurilor și îmbunătățirea fluxului de lucru. Acesta poate fi executat urmărind fazele programului 5S. Deoarece timpul este bani, se așteaptă să urmeze calendarul stabilit și să reușească implementarea la timp.

Este important să vă asigurați că sensul proiectului este înțeles de toată lumea. Scopul este de a implica diferiți angajați din zonă, în care este implementat 5S, astfel încât să se formeze încrucișări de cunoștințe între diferiți angajați.

Echipa de proiect va efectua o analiză SWOT, evidențiind principalele punctele tari, punctele slabe, oportunitățile și amenințările proiectului.

Beneficiile 5S

5S aduce cu siguranță numeroase beneficii pentru organizațiile care aleg să utilizeze acest program. Odată ce este implementat și planificat cu atenție, urmând toți pașii, beneficiile vor afecta cu siguranță curățenia generală, siguranța și calitatea organizațiilor.

• Toate fazele diferite ale 5S oferă avantaje diferite. Când sortarea și setarea în ordine sunt bine implementate și dezvoltate, este asigurat mai mult spațiu pentru lucru, care apoi afectează pozitiv măsura de siguranță a organizației. De asemenea, faptul că angajații sunt implicați în luarea deciziilor și implementarea efectivă, crește satisfacția angajaților.
• Calitatea este mai probabil să crească, când toate fazele 5S sunt implementate, când fiecare articol își are locul său și munca este standardizată. Acest lucru duce, de asemenea, la satisfacția clienților, deoarece nu se mai pierde timp în căutarea articolelor lipsă.
• 5S oferă organizațiilor o bază pentru îmbunătățirea continuă. De asemenea, eliberează spațiu la sol, ceea ce duce din nou la o siguranță sporită în rândul angajaților.
• Ergonomia de lucru este îmbunătățită, atunci când a fost o parte din îndoire și întindere sunt eliminate. Re-localizarea instrumentelor și a rezervării articolelor reduce, de asemenea, cantitatea de mers pe jos, ceea ce duce la un flux de lucru mai eficient și economisește bani deoarece fiecare articol are locul său și inventarul se execută cu ușurință.
• Utilizare mai bună a timpului – Eliminarea materialelor nedorite și organizarea instrumentelor și consumabilelor importante vor elimina aglomerația și confuzia. Lucrătorii petrec mai puțin timp găsind și recuperând ceea ce au nevoie și pot fi mai productivi în schimb.
• Spațiu mai puțin irosit – Eliminarea stocurilor de materiale inutile și consolidarea depozitării sculelor vor lăsa loc pentru aplicații mai utile.
• Reducerea ratelor de accidentare – Organizarea zonelor de lucru pentru eficiență și ușurință în utilizare va reduce mișcările necesare lucrătorilor pentru a-și face treaba. Îndepărtarea aglomerării și curățarea obișnuită a scurgerilor vor elimina pericolele de declanșare. Drept urmare, lucrătorii vor experimenta mai puțină oboseală și mai puține leziuni.
• Timp de nefuncționare redus al echipamentelor – Când sculele și echipamentele sunt menținute curate, inspectate în mod obișnuit și utilizate în mod standardizat, întreținerea preventivă este mult mai ușoară, iar defecțiunile majore pot fi adesea prevenite în totalitate.
• Angajaților li se dă mai multă responsabilitate, ceea ce permite formarea încrucișată mai ușoară și mai dinamică.

Aceste beneficii nu sunt doar sentimente bune. Prin documentarea situațiilor lor înainte și după adoptarea 5S, multe facilități au reușit să arate îmbunătățiri reale, măsurabile.

Ce este un audit 5S?

Verificarea auditului 5S sau Lista de verificare a organizației 5S este o listă de verificare care evaluează cât de bine este organizată o fabrică sau un birou. Se bazează pe principiile 5S.

Un loc de muncă sigur și productiv are nevoie de structură și disciplină. Acesta este esența auditului 5S. Acesta oferă un cadru care definește eficiența și organizarea pentru funcționarea sistematică a unui loc de muncă. Formularul de audit 5S este fundamentul șase sigma, TQM, precum și al managementului LEAN. Faptul că majoritatea auditurilor, în special cele bazate pe liste de verificare simple, depind de auditorul însuși; lista de verificare a organizației 5S face ca rezultatele auditului să fie mult mai exacte și mai semnificative.

“Măsoară” nivelului organizației.

1. Curățenie,
2. Robustețea procedurilor de curățenie,
3. Gradul de standardizare,
4. Abordarea organizațională
5. Frecvența etichetări.

Pentru rezultate mai fiabile și mai semnificative în timpul utilizării formularului de audit 5S, acesta trebuie să includă diferite  măsurători și să includă configurația sistemului, nivelurile de know-how, rezultatele de curățenie observate, abordarea sistemului organizațional, precum și frecvența etichetării.

Pentru a standardiza și a susține sunt cele doi S, care sunt, de asemenea, cei mai importanți. Acestea fiind spuse, toate formularele de audit 5S sunt deosebit de importante pentru a fi incluse în fiecare sistem de management lean bine conceput.

Principiul de bază al curățeniei și al organizării locului de muncă este: ”A place for everything and everything in its place”.

In ce domenii se poate folosi Metoda 5S?

Când oamenii aud despre implementările 5S, de obicei se gândesc mai întâi la facilități de producție, companii de depozitare și alte sisteme conexe. Deși acestea sunt cu siguranță cele mai populare industrii care utilizează strategiile 5S, acestea nu sunt singurele locuri în care 5S poate fi găsit.

În ultimele câteva decenii, companiile din majoritatea industriilor au văzut valoarea oferită de strategiile din spatele 5S. Următoarele sunt câteva dintre industriile care încep să implementeze 5S în mod regulat.

• Sănătate – Pastrarea unor spatii curate este extrem de importanta in domeniul sanatatii.
• Spatii birouri –
• Domeniul Informație
• Tehnologie
• Industria alimentară
• Educaţie
• Guvern